Ota käyttöön yksinkertainen arvo myyntiin ja myynnin johtamiseen: sovi, mitä tehdään ja tee, niin kuin on sovittu

Otsikko voi tuntua itsestään selvältä ja ehkä ajattelet: ”Noinhan me nyt toimitaankin. Mitä ihmeellistä tässä nyt on?” Totuus on kuitenkin tarua ihmeellisempi. Monen yrityksen myynnissä ja myynnin johtamisessa on edelleen turhan paljon löysää: tavoitteet on usein asetettu vain eurojen tasolla ja sen jälkeen kaikilla on ”vapaat kädet” toimia, miten haluaa. Tiukkana ollaan vain tulosten suhteen, eli ollaanko taloudellisesti saavutettu asetetut tavoitteet vai ei. Usein mietitään vain siitä näkökulmasta, että paljonko ollaan jäljessä tavoitteista. Ei siitä, millä toimenpiteillä tavoitteisiin päästään. Tällöin usein työn tekemisen tuottavuus kärsii, räiskitään paniikissa sinne tänne, tuloksia ei synny toivotulla tavalla ja syitä ja selityksiä löytyy yleensä runsaasti.

Entä jos tähän olisikin keino, millä em. asiat saataisiin nopeasti kuntoon ja ainakin paljon parempaan kuosiin?

Ota käyttöön yksinkertainen arvo myyntiin ja myynnin johtamiseen: sovi, mitä tehdään ja tee, niin kuin on sovittu.

Kun saat otettua tämän yksinkertaisen arvon käyttöön yrityksessäsi, huomaat selkeästi, miten se mm.

• parantaa heti työn tekemisen tuottavuutta
• auttaa pääsemään tavoitteeseen nopeammin
• lisää motivaatiota tekemiseen
• poistaa turhia syitä ja selittelyjä
• lisää tekemistä ja tekemisen virtausta
• vähentää avoimia asioita ja tekemätöntä työtä
• lisää vastuunottoa, kun kukaan ei voi enää piiloutua turhien selitysten taakse
• auttaa myös muita toimimaan omalla esimerkillä

Helppoa kuin heinänteko, eikö vain? Vai onko sittenkään? Molemmissa osissa on omat haasteensa, joka vaativat määrätietoista johtamista. Tässä niihin muutama keskeinen vinkki:

Mistä tiedät, että asioista on riittävän tarkkaan sovittu?

On tärkeää määritellä, mitä asioista sopiminen käytännössä tarkoittaa:

1.      Asiasta puhuminen ei ole samaa kuin asiasta sopiminen

Moni valitettavasti luulee, että asiat on sovittu, kun niistä on puhuttu. Puhuminen ei kuitenkaan ole sama asia kuin asioista sopiminen.  Eräs myyntijohtaja koki, ettei asioita tarvitse mihinkään kirjata. ”Minä luotan joukkueeseeni. Kyllä ne hoitavat hommat.” Myyjät taas yllättyivät, kun ns. ”sovitut asiat” tulla tupsahtivat tehtäväksi täysin puun takaa. Kukaan kun ei ollut kirjannut mitään itselleen muistiin, koska asioista ei oltu sovittu riittävän tarkkaan. Oltiin vain puhuttu ja jätetty asiat sen jälkeen roikkumaan ilmaan. Kaikki odottivat, että ”Joku” tekisi asiat.

2.      Jotta voit sopia, mitä tehdään, päätä ensin, mitä tehdään

Asioista sopiminen tarvitsee siis pohjalle selkeitä päätöksiä tehtävistä toimenpiteistä. Wikipedian mukaan päätös tarkoittaa ”pohdinnan tuloksena syntyvä vakuuttuminen jonkin asian tekemisestä.”

Eräs toimitusjohtaja yllättyi katsoessamme tarkemmin heidän myyntipalaverinsa muistiota: muistioon ei oltu kirjattu ainuttakaan päätöstä siitä, mitä oli tarkoitus tehdä. Vain puhutut asiat. Myös hän luuli, että asiat on sovittu, kun niistä oli puhuttu. Puhuminen ei siis myöskään ole sama asia kuin päätöksen tekeminen.

3.      Sovi aina mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä asiat tehdään

Tärkeintä asioiden sopimisessa on se, että päätetyt ja tehtävät toimenpiteet listataan selkeästi paperille, esimerkiksi juuri muistioon. Jos ei muuta muistiota palaverista tehdä, niin kannattaa aina kirjata selkeästi päätökset tehtävistä toimenpiteistä. Sen lisäksi on syytä sopia, kuka vastaa ja hoitaa asian ja mihin mennessä. Näin saadaan selkeä toimenpidelistaus vastuuhenkilöineen ja aikatauluineen. Näin asiat eivät jää Herra tai Rouva ”Jonkun” hoidettavaksi, vaan tehtävillä asioilla on

•  täsmällinen nimi (mitä tehdään)
•  oikea vastuuhenkilö (kuka tekee) ja
•  tarkka määräaika (mihin mennessä on tehtynä).

Esimerkiksi:

Hyvä. Nyt meillä on tarkempi käsitys siitä, mitä käytännössä tarkoittaa: Sovi, mitä tehdään. Entä sitten se toinen osa: Tee, niin kuin on sovittu? Siinä törmätäänkin mielenkiintoisiin haasteisiin!

Miten huolehdit siitä, että asiat myös tulevat tehtyä?

Muistion laatiminen ja asioiden kirjaaminen on se helpoin osuus.  Kun on ensin saatu täsmällisesti sovittua, mitä tehdään, on sovitut asiat saatava myös tehtyä ja hoidettua. Käytännön tekemiseen liittyy monia haasteita, joista suurimmat ovat usein henkisiä. Siksi se vaatii myynnin johtamiselta vankkaa otetta.

1.      Seuraa etenemistä

Kun olet sopinut, mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä, on sinun syytä myös seurata tekemisen etenemistä. Mitä tiukemmin pidät tästä kiinni, sitä nopeammin saat myös toivottuja tuloksia. Näin kaikki huomaavat, että sovitut asiat ovat tärkeitä, eikä niitä voida jättää tekemättä. Kysele siis matkan varrella tilannetta, vaikka asiaa käytäisiinkin esimerkiksi seuraavassa palaverissa läpi. Tiedät silloin koko ajan missä mennään ja etenemistä voidaan tarvittaessa nopeuttaa tai hidastaa. Varmistat näin tekemisen virtauksen, joka vie asioita koko ajan eteenpäin.

Huolehdi erityisesti siitä, että itse pidät esimiehenä ja avainhenkilönä kiinni antamistasi lupauksista ja määräajoista. Esimerkillä johtaminen ja toimiminen korostuu siis tässä kohdin.

2.      Puutu epäkohtiin heti

Ei kuitenkaan riitä, että seuraat vain tekemisen etenemistä. Sinun täytyy myös puuttua heti mahdollisiin epäkohtiin. Mikäli jokin asia ei etene sovitun aikataulun mukaisesti, siihen on syytä tarttua nopeasti ja selvittää todellinen syy. Syitä voi olla monenlaisia: ko. henkilön töiden organisointikyky ja väärä tärkeysjärjestys, liiallinen tehtävien määrä, viikon mittaan ilmaantuneet yllättävät tilanteet, osittain ehkä myös osaamattomuus ja epävarmuus uusien asioiden tekemisessä tai jonkin asteinen motivaation puute. Oli syy mikä tahansa, on tärkeää poistaa esteet ja hidasteet mahdollisuuksien mukaan. Voi myös olla, että käytäntö yksinkertaisesti vain osoittaa, että asia onkin hoidettava muulla lailla kuin alun perin ajattelit tai jokin osa tarvitseekin toteutuakseen suunniteltua enemmän aikaa. Esimerkiksi:

• puhelujen avausspiikki joudutaan hiomaan toimivampaan muotoon,
• suunnittelu ei ehdi saada tarvittavia piirustuksia sovitussa aikataulussa,          jolloin tarjouksen jättäminen venyy tai
• asiakaskäyntejä ei ehditä tehdä niin paljon kuin on sovittu

Mikäli sama tehtävä on tekemättä viikko toisensa jälkeen, kannattaa myös kyseenalaistaa sen tarve kokonaisuudessaan. Mikäli kyseessä taas on puhtaasti myyntiin ja kaupan kotiuttamiseen liittyvä asia, on se hoidettava kuntoon heti. Tarvittaessa tehtävät ja toimenpiteet voidaan ja kannattaa siten myös organisoida uudelleen, elleivät resurssit tai puitteet muuten tunnu riittävän niiden hoitamiseen.

3.      Pyydä ehdotuksia ja ideoita

Siksi onkin tärkeää, että et hyväksy saamiasi viivästymiseen tai tekemättömyyteen liittyviä syitä ja selityksiä sellaisenaan. Selvitä tarkkaan, mikä todellinen syy on taustalla. Keskustele kaikkien asianosaisten kanssa asiasta. Pyydä sen jälkeen asianosaisilta omia ideoita ja ehdotuksia, miten tehtävät saadaan hoidettua, koska ne kuitenkin on sovittu tehtäviksi ja pitää myös tehdä. Näin sitoutat myös muut ottamaan ja kantamaan vastuuta tekemisestään. Kannattaa varoa ottamasta omille harteilleen sellaista tehtävää, minkä muut oikeasti voivat tehdä.

Sujuva ja vapaasti virtaava toiminta auttaa sinua ja joukkuettasi tekemään toivottua tulosta.

Kaikki on kiinni asiakkaasta. Siksi kaikella on väliä.