Milloin oikein on oikea aika tehdä kehittämistyötä yrityksessä? Ei milloinkaan. Oikeaa aikaa ei yksinkertaisesti ole. On vain muita priorisoituja asioita, jotka menevät usein kehittämisen edelle.
Sitku- ja mutku -ajattelu ovat voimissaan. Kehittämistyössä vallitsee usein kehittämisen dilemma: tiedetään, että kehittämisellä saavutetaan paljon hyötyjä, ja silti muut asiat painavat päälle paljon tärkeämpinä. Kun nimenomaan tehdyllä kehittämistyöllä säästetään aikaa, vaivaa ja rahaa sekä tehdään paljon tuottavammin asioita. Kalliiksi kehittämistyö muuttuu silloin, kun ei saada tehtyä ajoissa sitä, mitä kulloinkin pitää, että asioissa voidaan edetä suunnitelmien mukaan.
Myös kehitystyön tulee ”virrata vapaasti” onnistuakseen ja tuottaakseen toivotun tuloksen. Sama koskee koko yritystoimintaa sen kaikilla tasoilla. Kun yksi osaa virtaa ja toinen tökkii, syntyy ”systeeminen epätasapaino”, joka vaikeuttaa koko yritystä toimimaan tuottavasti.
Siksi kannattaa myös kehittämistyötä tehdä itselleen ja oman yrityksen tilanteeseen sopivina palasina, pienten askelten taktiikalla, jolla varmistetaan asioiden sujuvuus, määrätietoinen tekeminen ja toivottu lopputulos. Vaikka tämän ajatuksen itselleen kirkastaisikin, on siinä silti monella yrityksellä haasteita. Kun aika on rajoitettu ja muutkin asiat pitää hoitaa. Siinäpä se jippo onkin: kun koko ajan tekee palan kerrallaan ja määrätietoisesti asian eteen töitä, tulee pitkässä juoksussa tehtyä paljon!
Kehittäminen vaatii ensin pieniä asioita, että voidaan myöhemmin tehdä suuria asioita! Siksi tekemisen suunnittelu ja tehtävien priorisointi ovat avainasemassa. Kun tehtävät asiat ovat listattuina ja listaa käytetään aktiivisesti tekemisen ja johtamisen tukena, päästään eroon turhauttavasta ”poissa silmistä, poissa mielestä” -ilmiöstä.
Mikä yrityksesi tilanne siis on?
Painiiko yrityksesi kehittämistyö ja muu toiminta 3H – hidasteiden sarjassa?
Nämä kolme asiaa hidastavat kehitystä, kehittämistä ja toiminnan virtausta.
Monessa yrityksessä painitaan edelleen kolmen merkittävän asian äärellä, mitkä oikeasti estävät niin kehitys- ja muutostyötä kuin muunkin toiminnan virtausta. Ne ovat
• hitaus
• heiluminen
• hosuminen
Hitaus
tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että asioita tapahtuu – ja erityisesti kehitystoimenpiteitä – aivan liian hitaasti ja harvakseltaan. Kehitystaajuus ei ole siis riittävän nopea. Kun kehittämistyötä tekee silloin kuin muistaa, ehtii tai viitsii, tekemisen meininki ja kehitystyön virtaus yksinkertaisesti häiriintyvät ja pahimmillaan ne pysähtyvät kokonaan.
Jos tehtävien toimenpiteiden välissä on useita viikkoja tai jopa kuukausia, saa aina aloittaa ikään kuin alusta:
• ensin pitää muistella, mitä tehtiin viimeksi,
• sitten miettiä, missä ollaan nyt ja
• päättää, mitä oikeasti pitäisi nyt tehdä.
Toinen hitauteen vaikuttava asia on, ettei myöskään muutoksen ja kehittämisen johtaminen ole määrätietoista: Tekemistä ei seurata esimerkiksi viikkopalavereissa tai yhteisesti sovituissa tsekkauspisteissä. Sovittujen asioiden annetaan vain roikkua ilmassa tekemättöminä tai muuten avoimina. Ei ihme, että ihmiset turhautuvat ja projektit venyvät tai hiipuvat hiljalleen kokonaan!
Jos toisessa yrityksessä esimerkiksi tarjouksen tekeminen kestää kaksi päivää ja toisessa kaksi viikkoa, on yritysten käytännön toiminnassa ja nopeudessa selkeästi eroja.
Jos taas toisessa yrityksessä esitteen tekeminen ja kampanjan aloittaminen kestää kaksi viikkoa ja toisessa yrityksessä peräti puoli vuotta, on jälkimmäisen yrityksen toiminta aivan liian hidasta. Tässä tapauksessa yrityksen toivomat kaupat olivat jo aikaa sitten tehty – muiden toimijoiden kanssa.
Heiluminen
taas puolestaan tarkoittaa sitä, ettei kehittämistyötä tehdä johdonmukaisesti ja määrätietoisesti ns. ”kehittämislihasta” vahvistaen. Heilutaan siellä ja täällä ja priorisoidaan kehittämisasiat muiden ”kiireellisten ja tärkeiden” asioiden jälkeen tehtäviksi. Silloin räiskitään yksinkertaisesti haulikolla vähän joka suuntaan, jolloin mistään ei oikein tahdo tulla valmista. Aikaa kuluu hukkaan ja työn tekemisen tuottavuus kärsii.
Kehittämistyö muuttuu myös tosi kalliiksi, kun asiat eivät etene ja yritetään tehdä liian monta asiaa yhtä aikaa tai aloitetaan sama työ aina uudelleen ja uudelleen.
Hosuminen
vuorostaan on siinä suhteessa haasteellista, että kun viimein tartutaan kehittämis- ja muutostyöhön, pitää kaiken olla valmista ja tulos näkyä heti. Kärsimättömyys on huipussaan ja usein myös paniikki. Suunta on tällöin myös usein hukassa tai ainakin selkeästi kirkastamatta. Asioita kokeillaan kerran ja jos ei heti tule tulosta, luovutetaan ja tehdään jotakin muuta. Yleensä palataan takaisin samaan, vanhaan ja totuttuun kaavaan. ”Kyllä me ollaan kaikkea kokeiltu, mutta ei mikään toimi.” Niinpä, ja homma jatkuu niin kuin ennenkin.
Mihin siis on hyvä pyrkiä? Tietysti siihen, mikä vahvistaa tarvittavaa kehittämistyötä ja toiminnan virtausta sekä auttaa käytännössä sen toteuttamisessa.
Nämä kolme asiaa edistävät kehitystä, kehittämistä ja toiminnan virtausta
Kun haluaa saada aidosti toivottuja tuloksia aikaiseksi, on syytä varmistaa mm. nämä 3K -tekijää:
• ketteryys
• kestävyys ja
• kärsivällisyys
Ketteryys
syntyy siitä, että yritys pystyy reagoimaan nopeasti asioihin ja yllättäviin tilanteisiin ja ottaa niistä tarkasti ja aktiivisesti kiinni. Ketterä yritys muistaa koko ajan, mihin pyritään ja tietää, missä mennään suhteessa tavoitteisiin, mitä tehdä seuraavaksi, miten ja milloin. Ja tulosta syntyy.
Nopealiikkeisen ketteryyden pohjalla on aina määrätietoisesti luotu ja hiottu, selkeä toimintamalli, joka mahdollistaa nopean reagoinnin, kiinnioton tehtävään muutokseen, määrätietoisen työn tekemisen ja tilanteen vaatimat, korjaavat toimenpiteet. Lisäksi ketterä yritys on aktiivinen omassa asiakaskentässään ja osaa sovittaa tarjontansa aina asiakkaiden tarpeisiin ja luoda koko ajan myös uutta.
Ketteryydessä useimmilla yrityksillä on vielä paljon kehitettävää. Se nimittäin vaatii parhaimmillaan toimintakulttuurin ja -ajattelun muutosta ja toiminnan virtaus -filosofian aitoa sisäistämistä vain ”asian ymmärtämisen” lisäksi.
Kestävyys
on toiminnassa ns. tasalaatuisuutta. Aivan kuten urheilijan peruskunto ja sen ylläpitäminen. Suunta ja tavoitteet ovat tällöin selkeitä ja toiminta määrätietoista, pitkäjänteistä ja johdonmukaista. Pohjalla on myös selkeä toimintamalli ja tarvittavat pelisäännöt, jotka varmistavat kaikilla tarvittavilla toiminnan tasoilla yhtenäisen käytännön. Samalla intensiteetillä toimitaan koko ajan ja silloin saadaan myös toivottuja tuloksia.
Koska toimitaan koko ajan johdonmukaisesti ja selkeä tavoite mielessä, ei aikaa kulu hukkaan ja työn tekemisen tuottavuus on hyvä. Näin tehdään koko ajan sitä, mikä vie tavoitteen suuntaan, eikä haaskata aikaa turhaan ja hukkatyöhön. Samalla saadaan vahvistettua myös ketteryyttä toiminnassa ja nopeutettua monia toimintoja.
Silloin toimitaan myös samanaikaisesti lyhyen ja pitkän tähtäimen valossa, jossa lyhyt tähtäin ohjaa askel kerrallaan tekemistä ja osatavoitteita sekä johtaa pikkuhiljaa pitkän tähtäimen tavoitteisiin ja tuloksiin.
Kärsivällisyys
on kehittäjän perusominaisuus. Kun jaksaa määrätietoisesti ja kärsivällisesti tehdä kehittämistyötä ja olla siinä johdonmukainen, se vääjäämättä johtaa toivottuun lopputulokseen. Se vaatii kärsivällisyyden lisäksi myös erehdyksen ja epäonnistumisen hyväksyntää sekä muutoksen ja uuden oppimisen sietokykyä.
Tosiasia on, että kaikki asiat eivät aina mene niin kuin ”Strömsössä”, vaikka ne olisivat kuinka hyvin suunniteltu ja määrätietoisesti toteutettu. Tämä edellyttää yritykseltä ja sen henkilöstöltä myös sitkeyttä jatkaa valitulla linjalla ja tarvittaessa tehdä matkan varrella tarkennuksia ja korjauksia. Kärsivällisyys on myös vahvaa asiaan uskomista ja luottamista, joka mahdollistaa sitkeän tekemisen.
Muista, että kehittämistyö ja sen sisäänajo on prosessi ja tulos näkyy aina viiveellä
Kehittäminen ja muu asioiden ja toimintojen (uudelleen)organisointi on aina aikaa vaativa prosessi ja tulokset näkyvät siksi usein myös viiveellä. Joskus pidemmällä viiveellä, joskus lyhyemmällä. Samoin käy, kun ongelmat yrityksessä alkavat muodostua: tulos heikkenee yleensä pikkuhiljaa, harvoin kertarysäyksellä. Ensin liikevaihto laskee, sitten sen seurauksena tulos ja kannattavuus heikkenevät. Kauppa ei ehkä enää käy niin kuin ennen. Kohta yrityksessä ei ole riittävästi töitä ja tilauskirjoissa on liikaa tilaa. Silloin viimeistään selittelyn kulttuuri vahvistuu: löytyy syitä ja selityksiä, miksi asiat eivät suju.
Ellei näihin pieniin muutoksiin reagoida heti tai niihin tartuta nopeasti, muuttuvat ne pitkässä juoksussa isoiksi ongelmiksi. Kuopan pohjalta on paljon pitempi matka kavuta ylös, kuin sen puolivälistä tai kun on vain kompastunut polullaan. Kapuaminen myös kestää ajallisesti paljon kauemmin. Paniikissa toimiminen ei useinkaan tuo senkään vertaa toivottua tulosta, koska silloin yleensä heilutaan ja hosutaan entistä lujempaa.
Mitä siis huomaat omassa toiminnassasi? Mikä osaa toimii, mikä kenties ei – vielä? Mieti kolme keinoa, millä saat vietyä toivomiasi asioita eteenpäin yrityksessäsi. Mistä siis aiot aloittaa?