Ismit. Opit. Teesit. Aatteet. Ilmiöt. Suuntaukset. Säännöt. Vaatimukset. Standardit. Laatu. Lean. Vastuullisuus. Prosessit. Ja mitä näitä nyt on. Liike- ja yritysmaailma on täynnä erilaisia ismejä ja oppeja. Myös virallisia ja epävirallisia vaatimuksia. Milloin pitää tehdä mitenkin ja milloin taas aivan toisin. Juuri, kun olet saanut yhden jutun päätökseen, pitääkin tarttua jo seuraavaan ilmiöön.
Kun juokset vain eri ilmiöiden ja suuntausten perässä oppiaksesi tekemään yritystoimintaa ”oikein”, ”ajan hengessä” ja vielä ”fiksujen tapaan”, voit joutua hakoteillä. Kun sen sijaan etsit hyviä työkaluja ja käytännön keinoja oman yrityksesi tuottavampaan ja tuloksellisempaan toimintaan, olet jo päässyt harhapoluilta ja sinne-tänne -poukkoilulta paljon paremmalle, jatkuvan kehittämisen polulle. Usein tähän auttaa yksinkertainen keino: palaa yritystoiminnan perusasioihin. Sieltä se tarvittava vipuvoima yleensä löytyy.
Kun miettii, miten yritystoiminta ja maailma ovat muuttuneet jo pelkästään 2000 -luvulla, paljon on toki muuttunut. Kehitys kehittyy. Digitalisaatio tuo paljon hyvää – ja samalla uusia haasteita yritystoimintaan. Työn tekemisen kulttuuri on muuttunut. Ihmisten suhtautuminen työn tekoon on muuttunut jne. Silti loppujen lopuksi asia on hyvin yksinkertainen edelleen: Kun parannat yritystoimintasi sujuvuutta ja toimivuutta – teet helposti ja vaivattomasti toivottua tulosta!
”Ja miten tää nyt sitten muka tehdään?”, saatat kysyä. Hyvä ja perusteltu kysymys. Anna, kun kerron…
Entäpä jos vain pysähtyisit ja palaisit asian ytimeen, eli yritystoiminnan perusasioihin. Miltä siis maistuisi ”vanha kunnon” Back-to-Basics?
Back-to-Basics -reseptiin kuuluu mm:
- selkeä suunta ja tavoitteet
- sujuva ja järkevä liiketoiminta
- määrätietoinen ja johdonmukainen päivittäinen työskentely sekä
- täsmäkielinen johtaminen.
Kunnon tekemisen meininki siis, joka tuottaa toivotun tuloksen.
Katsotaanpa näitä vähän tarkemmin:
Selkeä suunta ja tavoitteet
Jokainen yritys tarvitsee selkeän suunnan, eli
- tahtotilan, johon pyrkiä,
- painopistealueet, jotka ohjaavat tekemistä ja auttavat pysymään suunnassa sekä
- toimenpidesuunnitelman, jolla käytännössä päästään toivottuihin tavoitteisiin.
Se on kuin punainen lanka, joka koko ajan ohjaa käytännön toimintaa ja kertoo
- ollaanko oikeassa suunnassa,
- tehdäänkö oikeita asioita, ja
- saavutetaanko toivottuja tuloksia.
Jos suunta on oikea, jatka matkaa. Jos taas ei, korjaa suuntaa ja tekemistä heti ja kulloisenkin tarpeen mukaan. Myös koko joukkueesi on helpompaa toimia, kun se tietää,
- mihin yritys on pyrkimässä, milloin ja ennen kaikkea miten ja
- miten kunkin oma työ vaikuttaa em. tavoitteiden toteutumiseen käytännön tasolla.
Monen yrityksen haasteena on, että
- strategiset suuntaviivat ja linjaukset jäävät liian yleiselle tasolle, jolloin niistä ei synny konkreettisia toimenpiteitä päivittäiseen työskentelyyn
- strategiaa ei pureta auki henkilöstön kanssa tai viedä käytäntöön ohjaamaan jokaisen päivittäistä tekemistä. Silloin on mm. vaikeaa sitouttaa joukkuetta asetettuihin tavoitteisiin
- vaikka yritysjohdolla on suunta mielessään, joukkueelta se puuttuu tai on liian ympäripyöreästi ymmärrettävä. Silloin toteutus on usein poukkoilevaa ja epäyhtenäistä.
On hyvä myös muistaa, että juuri silloin, kun
- maailma muuttuu ja ympärillä myrskyää eniten, on tärkeää, että yritykselläsi on selkeä suunta. Selkeä toiminnan punainen lanka, joka pitää yrityksesi oikeassa suunnassa ja ohjaa toimintaa. Näin et pyöri sinne-tänne pyörremyrskyn tavoin, vaan oma polkusi on kirkas ja selkeä ja toimintasi ketterää.
- koet, ettei suunnittelulle ole aikaa tai sitä ei muutosten myllerryksessä voida tai kannata tehdä, pysähdy miettimään, eli suunnittelemaan, omaa toimintaasi. Näin tiedät koko ajan, mihin ja miten suunnata resurssisi käytännössä.
Mitä huomaat oman yrityksesi tilanteesta?
Sujuva ja järkevä yritystoiminta
Suurin osa toimivista ja menestyvistä yrityksistä tekee lähtökohtaisesti monella tasolla järkevää liiketoimintaa: ”laskee rahojansa” ja suunnittelee talouttaan, miettii ja kehittää tarjontaansa, parantaa asiakastuntemusta, suunnittelee (ainakin jossakin määrin) tekemistään, seuraa taloudellista tilannetta ja saavutettuja tuloksia jne.
Silti monet yritykset tuskailevat ihan perusasioiden äärellä. Aikaa ja rahaa kuluu turhaan epäoleellisiin ja tuottamattomiin asioihin. Kun erilaisten ismien ja suuntausten perässä juoksee, eksyy helposti monimutkaisuuden verkkoon. Hyvin toimiva ja järkevä sekä selkeä ja sujuva tapa toimia katoaa taustalle, kun yritetään saada tilalle jotakin ”uutta ja hienoa”. Unohtuu se kaikki toimiva ja hyvä, mikä jo vie asioita eteenpäin.
Perusvinkkinä tässä kohtaa on:
- tee enemmän sitä, mikä toimii ja tuottaa toivottua tulosta ja
- korjaa ja kehitä vain sitä, mikä ei toimi tai suju toivotulla tavalla.
Hyvä keino on myös tunnistaa tarkemmin ne asiat, tekijät ja toiminnot, jotka
- hidastavat/estävät pääsemästä toivottuihin tuloksiin ja/tai
- muuten syövät/nakertavat sujuvaa ja tuottavaa työskentelyä.
Käy näihin kiinni sekä kehitä ja korjaa niitä tarpeen mukaan. Sujuvuus ja työn tuottavuus paranevat nopeasti!
Mitä huomaat oman yrityksesi tilanteesta?
Määrätietoinen ja johdonmukainen päivittäinen työskentely
Yksinkertaisuus on valttia yritystoiminnassa. Miksi siis tehdä yksinkertainen asia tai käytäntö turhaan monimutkaiseksi? Määrätietoisuus ja johdonmukaisuus syntyvät selkeästä ja yksinkertaisesta toiminnasta. Rakenna kaikki yrityksesi toimintamallit aina yrityksesi näköisiksi ja kokoisiksi – olivat vaatimukset mitä tahansa. Pienelle yritykselle pienen yrityksen malli ja suuremmalle taas omiin tarpeisiin soveltuva malli.
Mistä sitten tietää, että oma toimintamalli on oikea? Asia on helppo mitata. Kun
- kaikki sujuu niin kuin pitää
- asiat tulevat tehtyä sovitusti ja aikataulussa
- sisäiset toiminnot ja toimintatavat eivät estä tai hidasta tavoitteita syntymästä,
- ja tulokset ovat toivotulla tasolla,
on toimintamalli hyvällä mallilla. Huolehdi, että hyvä tilanne myös säilyy jatkossa.
Heti, kun jokin osa toimintaa ei suju, tartu siihen ja korjaa se. Monet yritykset tekevät valitettavasti virheen siinä, etteivät puutu epäkohtiin heti. Tällöin asia jää haittaamaan sujuvaa toimintaa ja nakertaa nopeasti myös työn tekemisen tuottavuutta ja tulosta. Haitta kasvaa yleensä ajan kanssa ja saattaa pahimmillaan maksaa yritykselle turhana ajan ja rahan haaskauksena. Se näkyy myös nopeasti viivan alla.
Valitettavan usein yrityksissä myös ajatellaan, että kun asia on kerran saatettu kuntoon, se on siinä. Kun esim.
- strategiat on laadittu
- tavoitteet on asetettu ja kerrottu kaikille
- toimintasuunnitelma on tehty
- pelisäännöt on koottu käsikirjaan
- yms.
niihin ei tarvitse palata – tai ne vain unohdetaan jonnekin pölyttymään. Silloin olet tehty turhaa työtä. Eri suunnitelmien ja toimintamallien tarkoituksena on ohjata päivittäistä toimintaa, jolloin jokainen voi arvioida, miten hyvin toimii em. tavoitteiden suuntaisesti.
Jotta pääset tavoitteisiin, vaatii se määrätietoista toimintaa ja päivittäistä tekemistä. Käytännön toimenpiteitä. Yksi postaus someen ei useinkaan kerralla räjäytä pankkia. Yksi puhelinsoitto uudelle asiakkaalle ei välttämättä tuo heti kauppaa. Tavoitteet eivät synny itsestään odottelemalla jne.
Suuntaa siis askel kerrallaan eteenpäin, koko ajan suunta ja tavoite mielessä. Kun säännöllisesti kysyt itseltäsi: ”Viekö tämä tekeminen minua toivotun tavoitteen suuntaan?”, pysyt vahvemmin oikealla polulla. Jos vastauksesi on kyllä, jatka tekemistä. Jos taas ei, mieti, mikä tekeminen veisi paremmin oikeaan suuntaan.
Mitä huomaat oman yrityksesi tilanteesta?
Täsmäkielinen johtaminen
Johtamiseen tiivistyy kaikki yritystoiminnassa. Hyvä johtaminen asettaa selkeät tavoitteet, organisoi, motivoi, seuraa ja kehittää toimintaa sekä mahdollistaa työn tekemisen puitteet sekä toivotun tuloksen. Muutama vinkki, joilla mm.
- parannat nopeasti työn tekemisen tuottavuutta
- vähennät sähläystä ja
- varmistat asioiden etenevän loppuun asti.
Vinkit ovat:
Sovi, mitä tehdään. Tee, niin kuin on sovittu.
Seuraa etenemistä. Puutu mahdollisiin epäkohtiin heti.
Helppoa ja samalla niin haasteellista, eikö vain? Yksi keino on tässä kohtaa ylitse muiden:
Vältä pörhökieltä ja puhu täsmäkieltä!
Mitä täsmällisemmin sovit asioista, sitä parempi. Näin ei väärinkäsityksille tai -ymmärrykselle jää tilaa. Vertaa esim.
Tee tämä raportti niin pian kuin mahdollista vs Tee tämä raportti 30.6.23 klo 12 mennessä.
Ei liene epäselvää, kumpi on tekijälleen helpompi ymmärtää.
Kun siis sovit asioista, sovi aina täsmäkielellä
- Mitä (tarkkaan ottaen) on tarkoitus tehdä?
- Miten se kannattaa tehdä? (jos tekemisessä on esim. tiettyjä vaatimuksia tai erityispiirteitä)
- Kuka tekee? (nimellä mainittu vastuuhenkilö, joka tekee tai organisoi tekemisen)
- Mihin mennessä se on tehty? (selkeä määräaika joko päivä- tai viikkotasolla)
- Miten ja missä seurataan etenemistä? (tarkistuspisteet (aika) ja -paikka (esim. viikkopalaveri))
- Miten se kuitataan tehdyksi? (erikseen sovittu aika ja paikka)
Mitä huomaat oman yrityksesi tilanteesta?
Kirjaa havaintosi ja ajatuksesi talteen ja mieti, miten
- ylläpitää hyvin toimivia osa-alueita ja
- kenties parantaa kehittämistä kaipaavia osa-alueita.
Kun haluat jatkaa pohdiskelua, olemme käytettävissäsi!
Kurkkaa myös:
Ketterä liiketoiminnan strateginen suunnittelu / SelinSelin Strateskooppi™
Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää! Pienillä teoilla saat usein suurta vipuvoimaa tekemiseen.
Erica Selin
p. 040 0592 918
etunimi.sukunimi@selinselin.fi