Moni yritysjohtaja ja tiiminvetäjä tuskailevat palavereiden kanssa – kuten myös monet palaveriin osallistujat. Palavereita on yleensä liikaa tai niitä on liian vähän. Aikataulut venyvät. Päätöksiä ei tehdä. Niissä käsitellään liikaa asioita tai ei ainakaan toiminnalle oleellisia ja keskeisiä asioita. Joskus strategisesti tärkeille asioille ei löydy kunnon keskusteluforumia ja asiat jäävät siksi roikkumaan. Suunta hämärtyy tai katoaa.
– Ei siis ihme, jos palaverikäytäntö saattaa turhauttaa! Perussääntö onkin: ellei nykyinen käytäntö toimi, muuta sitä. Jos tuntuu, ettei palavereista ole tällä hetkellä paljonkaan hyötyä, testaa tässä, ovatko ns. ”tekniset perusasiat” yrityksesi palaverikäytännössä kunnossa.
Näin saat lisäpotkua palaverikäytäntöihin:
- palaverilla on selkeä tavoite
- kaikki osallistujat tietävät, miksi kyseistä palaveria pidetään ja mihin sillä pyritään
- palaverissa käytetään etukäteen kaikille osallistujille jaettavaa ja selkeää asialistaa
- palaveriin osallistujat ovat henkilöitä, joita palaverin asiat koskevat
- osallistujat valmistautuvat palaveriin hyvin omien osuuksiensa osalta
- palaverissa tehdään selkeitä päätöksiä ja sovitaan käytännössä, mitä tehdään
- palaverista tehdään muistio ja se toimitetaan kaikille osallistujille tiedoksi
- palaverissa seurataan myös asioiden toteutumista ja päätetään jatkotoimista
Jos yksi tai enemmän yllä mainituista kohdista ontuvat, on syytä tarkistaa palaverikäytäntö ja luoda sille toimivampi malli. Siihen löytyy monia hyviä keinoja. Pienillä muutoksilla saadaan usein paljon aikaan, joten kannattaa miettiä, mistä oma palaverikäytäntö voi saada uutta potkua:
- selkeämmistä tavoitteista,
- tarkemmasta asialistasta,
- tiukemmasta läpimenosta,
- tarkemmin määritellyistä osallistujista,
- paremmasta valmistautumisesta,
- selkeämmästä vastuun- ja tehtävänjaosta,
- määrätietoisemmasta seurannasta vai
- kenties vähän näistä kaikista?
Vaikka tekniset asiat, eli puitteet, olisivatkin kunnossa, voivat palaverikäytännöt silti ontua. Palavereissa kun aina käsitellään asioita ja hoidetaan ihmissuhteita. On siis hyvä tiedostaa myös palaverin ns. henkiset esteet ja ihmisten erilaisuus.
Älä siis enää turhaan kärvistele toimimattomien palavereiden viidakossa! Hyvä ja toimiva palaveri on ennen kaikkea toimiva johtamisen työkalu.
Kun siis haluat lisäpotkua palavereihin, ota meihin yhteyttä! Voit myös tilata maksuttoman eOppaan nettisivuiltamme.