Istu ja pala – nyt tulee tärkeää asiaa!
Monet yritykset kärvistelevät, kun työt eivät suju, tekeminen tökkii, asiat eivät etene tai ne roikkuvat edelleen avoimina. Syitä voi toki olla useitakin, yksi on kuitenkin oman kokemukseni mukaan ylitse muiden: yrityksissä puhutaan liikaa pörhökieltä! Kun pitäisi puhua ja sopia asioista täsmäkielellä.
Että mitä? Siis mikä ihmeen ”pörhökieli” ja ”täsmäkieli”? Taas jotain turhaa konsulttihöpinää?
No ei todellakaan! Täsmäkieli on tärkeä asia johtamiseen ja esihenkilötyöhön sekä töiden ja tekemisen organisointiin. Se on helppo ja nopea tapa parantaa arjen sujuvuutta sekä työn tekemisen tuottavuutta käytännössä. Se näkyy myös nopeasti – ja positiivisesti – yrityksen tuloksessa.
Silti täsmäkieltä käytetään yrityksissä aivan liian vähän. Se on sääli, sillä hyvä mahdollisuus parantaa helposti ja nopeasti arjen sujuvuutta, työn tekemisen tuottavuutta ja tulosta jää näin hyödyntämättä.
Mitä pörhökielellä ja täsmäkielellä ihan oikeasti sitten tarkoitetaan?
Pörhökieli on usein liian väljää, jolloin tarvittaviin yksityiskohtiin ei päästä kunnolla käsiksi
Kun esihenkilö puhuu – tai työkaverit ja -tiimit keskenään – asioista liian väljästi ja epämääräisesti, voi henkilöstön tai työ- ja tiimikavereiden olla vaikea ymmärtää käsiteltävän asian, tekemisen tai muutoksen tarvetta tai perustetta. Tässä pari tyyppiesimerkkiä pörhökielestä:
”Meidän tiedonkulku ei toimi.”
Miltä osin? Minkä tiedon pitää tarkkaan ottaen kulkea, kenelle, milloin ja miten?
”Kirjoita tämä raportti valmiiksi niin pian kuin mahdollista”.
Mitä se tarkoittaa käytännössä? Tuntia, päivää, viikkoa, kuukautta vai jotain muuta?
”Meidän täytyy kehittää tuotantoa.”
Miten ja miltä osin? Lyhentää läpimenoaikoja? Muuttaa tuotannon layoutia? Hankkia uusia koneita vai jotain muuta?
”Me tarvitaan lisää asiakkaita!”
Minkälaisia? Kuinka monta? Missä ajassa? Miten hankitaan käytännössä?
Tätä kutsutaan ”pörhökieleksi”. Kun asiat esitetään liian väljästi, mm.
- ihmisten on yleensä helppoa olla samaa mieltä asioista (”Kyllä, meidän pitää ehdottomasti ”kehittää toimintaa”…”)
- he tekevät myös nopeasti omia – usein negatiivisia – tulkintoja asioista (”Jaaha, taas kehitetään! Eihän viimeksikään saatu ”mitään” aikaiseksi!”)
- ihmiset olettavat liikaa (”Kyllä tämä tilanne tästä hoituu ja ”joku” varmaan hoitaa sitä”)
- asioita yleistetään (”Kukaan ei koskaan kerro meille mitään!”)
- syntyy helposti turhia väärinkäsityksiä (”Ai, mä vai? Mä luulin, että sä hoidat tätä asiaa!”)
- huhumylly lähtee liikkeelle (”Kuulitko sä jo, mitä yritysjohto puhui kehittämisestä? Kyllä se varmaan tarkoittaa sitä, että porukkaa aletaan laittamaan pois…”)
- ja ennen kaikkea: pörhökieli ei yleensä johda käytännön toimintaan (”Miksi ihmeessä asiat eivät etene? Taas yksi avoimena roikkuva projekti muiden rinnalle…”
Pörhökielen haasteena on se, että
- sovittuihin ja suunniteltuihin asioihin on vaikea tarttua, koska niitä ei ole sovittu riittävällä tarkkuudella
- luullaan ja oletetaan liian paljon, eikä varmisteta, että kaikki ymmärtävät asian samalla tavalla
- asioiden avaaminen riittävän selkeästi jää ”vaiheeseen”
Seuraukset ovat sen mukaiset. Huomaat varmaan, miksi kannattaa olla tarkkana pörhökielen kanssa?
Entä sitten se täsmäkieli?
Hyvä tekemisen meininki syntyy täsmäkielellä! Arki sujuu ja työn tekemisen tuottavuus ja tulos paranevat nopeasti täsmäkielen avulla. Kun puhutaan ”täsmäkieltä”, mm.
- asia konkretisoituu (”Meidän tulee saada 10 uutta asiakasta tänä vuonna”)
- siihen voidaan tarttua (”Valitaan Helsingin seudulta 30 suurinta rakennusalan yritystä, joista lähdetään liikkeelle”)
- asiaa voidaan oikeasti käsitellä (”Meidän täytyy nyt suunnitella käytännön toimenpiteet, eli miten lähestymme käytännössä näitä 30 yritystä, mitä tarjoamme, kuka meistä hoitaa minkäkin yrityksen ja mihin mennessä)
- se herättää mielipiteitä ja kannanottoja (”Meidän täytyy tehdä tämä tosi hyvin, että saamme myös tuloksia. Mä voin hoitaa Firma X:n, kun mulla on siellä tuttu kontakti.)”
- kaikille syntyy yhtenäinen näkemys siitä, mitä on sovittu (”Hyvä, Ville hoitaa Firmat X ja Y ja Leena taas Firmat Z ja W. Tavoitteena on saada tapaaminen ja kartoittaa tarkemmin asiakkaiden tarpeita”)
- sovittujen asioiden seuraaminen ja mittaaminen on mahdollista (”Katsotaan ensi viikon myyntipalaverissa, missä mennään ja montako tapaamista ollaan saatu sovittua.”)
- se synnyttää myös ennen kaikkea käytännön toimintaa (”Soitin Fimalle X ja sain tapaamisen ensi viikon keskiviikolle klo 9”)
Huom! Muutos ja kehitys onnistuvat vain täsmäkielen tasolla!
Kaikki tärkeät asiat, joiden pitäisi synnyttää käytännön toimintaa, tekemistä ja tuloksia, tulee aina määritellä, esittää ja sopia täsmäkielellä. Myös muutos ja kehitys voivat toteutua käytännössä vain täsmäkielessä, eli silloin, kun asialle, toiminnolle tai muutettavalle toimintamallille on annettu selkeä ja konkreettinen nimi.
Sana ”muutos” ja ”kehitys” itsessään kuuluvat ns. pörhökieleen, koska ne eivät määrittele asioita tarkasti. Tästä syystä muutosta saatetaan vastustaa jo ennakkoon, koska ”aikaisempien kokemusten perusteella” on varsin helppoa ajatella: ”Kyllähän me aiemminkin ollaan kokeiltu tehdä erilaisia muutoksia, mutta eihän siitä viimeksikään mitään tullut.”
Ei joko-tai vaan sekä-että
Täsmäkielessä ei aina tarvitse mennä ihan pilkun tarkasti pörhökielen toiseen ääripäähän. Riittää, että
- kaikilla asianosaisilla on yhtenäinen käsitys asiasta ja
- se on riittävän täsmällisesti määritelty.
Perusvinkkinä voin sanoa, että on hyvä miettiä, millä tarkkuudella asiat kulloinkin kannattaa sopia. Se on aina kiinni tilanteesta sekä käsiteltävästä asiasta. Hyvä perussääntö on miettiä ja sopia asioita esimerkiksi seuraavien kysymysten kautta:
- Mitä (tarkkaan ottaen) on tarkoitus tehdä?
- Miten se kannattaa tehdä? (jos tekemisessä on esim. tiettyjä vaatimuksia tai erityispiirteitä)
- Kuka tekee? (nimellä mainittu vastuuhenkilö, joka tekee tai organisoi tekemisen)
- Mihin mennessä se on tehty? (selkeä määräaika joko päivä- tai viikkotasolla)
- Miten ja missä seurataan etenemistä? (tarkistuspisteet (aika) ja -paikka (esim. palaveri))
- Miten se kuitataan tehdyksi? (erikseen sovittu aika ja paikka)
Älä anna myöskään muiden puhua pörhökieltä!
Johtamisessa ja esihenkilötyössä on hyvä muistaa pari perussääntöä:
- sääntö 1: puhu niin paljon täsmäkieltä kuin vain voit ja on kulloinkin tarpeen
- sääntö 2: älä anna myöskään muiden puhua liikaa pörhökieltä!
Hyvä vinkki tässä kohtaa onkin esittää kysymys:
”Mitä tarkkaan ottaen tarkoitat, kun sanot…?”
Tarkentavat kysymykset yleensä auttavat täsmentämään ja konkretisoimaan käsiteltävää asiaa, jolloin niihin on helpompaa käytännössä tarttua.
Huom! Yritystoiminnan mittarit ovat täsmäkieltä. Saat mitä mittaat. Mieti siis, mitä sinun kannattaa mitata!
Jottei täsmäkielestä jää liian ruusuista ja autuaaksi tekevää kuvaa, haluan vielä lopuksi lausua varoituksen sanan:
Tiedosta myös täsmäkielen haasteet!
Vaikka täsmäkielen käyttäminen on erilaisissa työtilanteissa tärkeää, liika on liikaa myös täsmäkielessä:
- käsiteltävän asian jumiutuminen yksityiskohtaan
- Juupas-eipäs -kinastelu
- Lillukanvarret
- Mikromanageeraus
Siinä muutama esimerkki tilanteista, jolloin on sukellettu liian syvälle täsmäkielen syövereihin. Kyseessä on yleensä jonkinlainen jumi tai ”samassa saavissa pyöriminen”, jolloin asiassa ei päästä eteenpäin. Se johtaa yleensä syiden – ja samalla usein syyllisten – etsimiseen, jolloin voidaan joutua asiasta sivuraiteille ja keskustelu saa ikävän sävyn.
Jos näin käy,
- puhalla peli poikki heti
- palaa takaisin käsiteltävän aiheen otsikkoon tai esitettyyn kysymykseen sekä
- tarkista ja muistuta kaikkia, mikä on keskustelun tavoite ja tarkoitus.
Niin kuin kaikessa muussakin, harjoitus tekee mestarin ja mestari harjoittelee paljon – myös täsmäkieltä!
Kun asian ensin tiedostaa, siihen alkaa kiinnittää huomiota. Sitten sen tunnistaa omassa toiminnassa – ja tietää taas, mitä harjoitella ja kehittää lisää! Ei kun harjoittelemaan! Nyt!
Mieti siis,
- Mitä ajatuksia tämä kirjoitus mielessäsi herätti?
- Mitä tunnistat tämän pohjalta kenties omassa ja/tai yrityksesi toiminnassa?
- Mihin aiot tarttua ensimmäisenä?
Entäpä, jos tarttuisit asiaan heti tarkemmin?
Tilaa SelinSelin® Happotesti™!
Valitse yksi tai useampi osa-alue yrityksessäsi ja Happotesti™
kertoo,
- kuinka ”hyvässä hapessa” valitsemasi osa-alue on tällä hetkellä
- kuinka sujuvaa ja virtaavaa osa-alueen toiminta juuri nyt on ja
- mitkä ovat osa-alueen keskeiset vahvuudet sekä haasteet
Selkeän ja täsmäkielisen Happotesti™ -yhteenvedon avulla pääset heti käytännön toimenpiteisiin asioiden eteenpäin viemiseksi. Siihen loppuvat ainaiset puheet ja turhat selitykset. Pääset tuumasta toimeen.
Klikkaa tästä linkistä ja tutustu tarkemmin.
Kun kiinnostuit, ota ihmeessä yhteyttä!
Erica Selin
p. 040 0592 918
erica.selin@selinselin.fi