”Ei se, mitä sanotaan, vaan se, miten se kulloinkin sanotaan.”
Asiat voidaan esittää monella eri tavalla ja esitystavalla on usein suurempi vaikutus kuin asialla itsellään. Siksi kaikessa vuorovaikutuksessa pätee ajatus: ”Ei se, mitä sanotaan, vaan se, miten se kulloinkin sanotaan.” Haasteena on usein juuri se, miten asia kussakin tilanteessa kannattaa esittää ja hoitaa. Siksi kannattaa tiedostaa omaa kielenkäyttöään ja sanavalintojaan, jotta asioita saadaan eteenpäin toivotulla tavalla. Miten siis varmistaa, että kaikki asiat tulevat tehdyksi? Tässä vinkki: Vältä pörhökieltä ja puhu täsmäkieltä!
Mitä tämä käytännössä tarkoittaa ja miten pörhökieli ja täsmäkieli sitten eroavat toisistaan?
Pörhökieli on usein liian väljää, eikä asioihin päästä kunnolla käsiksi
Monta kertaa asioista puhutaan monessa yhteydessä liian väljästi ja epämääräisesti, jolloin käsiteltävän asian, aiheen tai muutoksen tarvetta tai perustetta voi olla vaikea ymmärtää. Tätä kutsutaan ”pörhökieleksi”.
Kun asiat esitetään liian väljästi, mm.
• ihmisten on yleensä helppoa olla samaa mieltä asioista (”Kyllä, meidän pitää ehdottomasti ”kehittää toimintaa”…”)
• he tekevät myös nopeasti omia – usein negatiivisia – tulkintoja asioista (”Jaaha, taas kehitetään! Eihän viimeksikään saatu ”mitään” aikaiseksi!”)
• ihmiset olettavat liikaa (”Kyllä tämä tilanne tästä hoituu ja ”joku” hoitaa varmaan sitä”)
• asioita yleistetään (”Kukaan ei koskaan kerro meille mitään!”)
• syntyy helposti turhia väärinkäsityksiä (”Ai, mä vai? Mä luulin, että sä hoidat tätä asiaa!”)
• huhumylly lähtee liikkeelle (”Kuulitko sä jo, mitä yritysjohto puhui kehittämisestä? Kyllä se varmaan tarkoittaa sitä, että porukkaa aletaan laittamaan pois…”)
• ja ennen kaikkea: pörhökieli ei yleensä johda käytännön toimintaan (”Miksi ihmeessä asiat eivät etene? Taas yksi avoimena roikkuva projekti muiden rinnalle…”
Pörhökielen haasteena on se, että sovittuihin ja suunniteltuihin asioihin on vaikea tarttua, koska niitä ei ole sovittu riittävällä tarkkuudella. Monesti ei yrityksissä ole tiedostettu sitä tasoa, mille asioista puhuminen tai sopiminen on hyvä viedä. Luullaan ja oletetaan liian paljon, eikä varmisteta, että kaikki ymmärtävät asian samalla tavalla. Myös asioiden avaaminen riittävän selkeästi jää ”vaiheeseen”. Seuraukset ovat sen mukaiset.
Pörhökielellä on kuitenkin myös paikkansa – käytä sitä oikein!
Kuten kolikollakin, on myös pörhökielellä kaksi puolta. Pörhökieli on paikallaan mm. seuraavissa tilanteissa ja asiayhteyksissä:
• kun ideoidaan uutta ja halutaan löytää uusia tapoja omaan toimintaan
• kun luodaan yritykselle arvoja
• kun suunnitellaan liiketoimintaa
• kun luodaan yritykselle suuntaviivoja tulevaisuuteen
• kun halutaan luoda yhteisiä toiminnan pelisääntöjä ja periaatteita
Ensin on luonnollisesti hyvä koota ajatukset ”suurella otsikolla” – ja ilman kritiikkiä – yhteen ja sitten alkaa määrätietoisesti purkamaan auki kutakin otsikkoa kerrallaan, että se saa lihaa luiden ympärille. Valitettavan usein kuitenkin asiat jäävät liian väljiksi, jotka enemmän sekoittavat kuin tuottavat toivottua lopputulosta. Tärkeä vinkki onkin: panosta täsmäkieleen niin paljon kuin voit!
Työn tekemisen tuottavuus ja tulos paranevat nopeasti täsmäkielen avulla
Kun puhutaan ”täsmäkieltä”, mm.
• asia konkretisoituu (”Meidän tulee saada 10 uutta asiakasta tänä vuonna”)
• siihen voidaan tarttua (”Valitaan Helsingin seudulta 20 mielenkiintoista yritystä, joista lähdetään liikkeelle”)
• asiaa voidaan oikeasti käsitellä (”Meidän täytyy nyt suunnitella käytännön toimenpiteet, miten lähestymme heitä, kuka meistä hoitaa minkäkin asiakkaan, milloin ja miten)
• herättää se mielipiteitä ja kannanottoja (”Meidän täytyy tehdä tämä tosi hyvin, että saamme myös tuloksia. Mä voisin hoitaa Firma X:n, kun mulla on siellä tuttu kontakti.)”
• kaikille syntyy yhtenäinen näkemys siitä, mitä on sovittu (”Hyvä, Ville hoitaa Firmat X ja Y ja Leena taas Firmat Z ja W. Tavoitteena on saada tapaaminen ja kartoittaa tarkemmin asiakkaiden tarpeita”)
• sovittujen asioiden seuraaminen on mahdollista (”Katsotaan ensi viikon palaverissa, missä mennään ja ideoidaan sitten, miten edetä eteenpäin.”)
• se synnyttää myös ennen kaikkea käytännön toimintaa (”Soitin Fimalle X ja sain tapaamisen ensi viikon keskiviikolle klo 9”)
Muutos ja kehitys onnistuu vain täsmäkielen tasolla
Kaikki tärkeät asiat, joiden pitäisi synnyttää käytännön toimintaa ja tuloksia, tulee aina esittää täsmäkielellä. Myös muutos ja kehitys voivat toteutua käytännössä vain täsmäkielessä, eli silloin, kun asialle, toiminnolle tai muutettavalle toimintamallille on annettu selkeä ja konkreettinen nimi.
Sana ”muutos” ja ”kehitys” itsessään kuuluvat ns. pörhökieleen, koska ne eivät määrittele asioita tarkasti. Tästä syystä muutosta saatetaan vastustaa jo ennakkoon, koska ”aikaisempien kokemusten perusteella” on varsin helppoa ajatella: ”Kyllähän me aiemminkin ollaan kokeiltu tehdä erilaisia muutoksia, mutta eihän siitä viimeksikään mitään.”
Joidenkin mielestä muutosvastarintaa ei ole, on vain huonoa viestintää (lue: sisäinen ja kaksisuuntainen tiedonkulkua). Kun siis puhut muutoksesta, kehittämisestä ja käytännön tekemisestä yrityksessäsi, puhu siitä aina täsmäkielellä.
Pörhökieli on yrityksissä valitettavasti paljon vakiintuneempi käytäntö kuin täsmäkieli. Usein myös asioiden kääntäminen pörhöstä täsmäkieleen koetaan haasteelliseksi. Siksi täsmäkieltä kannattaa ahkerasti harjoitella.
Ei joko-tai vaan sekä-että
Kuten huomaat, aina ei tarvitse mennä ihan pilkun tarkasti toiseen ääripäähän täsmäkielessä. Riittää, että kaikilla asianosaisilla on yhtenäinen käsitys asiasta ja että se on riittävän täsmällisesti määritelty. Perusvinkki onkin miettiä, millä tarkkuudella asiat kulloinkin kannattaa sopia.
Hyvä perussääntö on miettiä ja sopia asioita mm. seuraavien kysymysten kautta:
• Mitä (tarkkaan ottaen) on tarkoitus tehdä?
• Miten se kannattaa tehdä?
• Kuka tekee?
• Mihin mennessä se on tehty?
• Miten ja missä seurataan etenemistä?
• Miten se kuitataan tehdyksi?
Älä anna myöskään muiden puhua pörhökieltä!
Tärkeä sääntö on, että itse puhuu niin paljon täsmäkieltä kuin voi ja on tarpeen. Toinen tärkeä sääntö on, ettei anna myöskään muiden puhua pörhökieltä. Hyvä vinkki tässä kohtaa onkin esittää kysymys: ”Mitä tarkkaan ottaen tarkoitat, kun sanot…?”
Käytännön esimerkki erään tilaisuuden järjestämisestä:
Soittaja: ”Kaikki ovat sitä mieltä, että tämä tilaisuus on aivan liian kallis!”
Järjestäjä: ”Kaikkiko? Siis kaikki 50 kutsuttuako?”
Soittaja: ”No ei, mutta suurin osa!”
Järjestäjä: ”Mitä tarkoittaa suurin osa, onko se 35?”
Soittaja: ”No ei, mutta tosi monta!”
Järjestäjä: ”Kuinka monta? Ehkä 15-20?”
Soittaja: ”No ei, kun jotkut!”
Järjestäjä: ”Jotkut? Kenties 6-7?”
Soittaja: ”No ei, kun Jaska ja mä…”
Yleensä 3-5 tarkistuskysymystä riittää pääsemään asian ytimeen. Silloin ollaankin jo vahvasti täsmäkielessä ja asiaan tarttuminen onnistuu paljon helpommin.
Seuraavassa vielä muutama käytännön esimerkki pörhö- ja täsmäkielestä eri yhteyksissä:
Mietipä nyt omaa tapaasi toimia ja puhua
• Miten paljon ja missä yhteyksissä huomaat käyttäväsi pörhökielen ilmaisuja?
• Miten paljon ja missä yhteyksissä huomaat käyttäväsi täsmäkielen ilmaisuja?
• Mitä huomaat kummankin tavan lopputuloksissa?
• Missä yhteyksissä koet, että voisit jatkossa puhua enemmän täsmäkieltä?
Kirjaa huomiosi paperille ja mieti, mitä voit käytännössä asioille tehdä. Kirjaa täsmäkielellä, miten aiot jatkossa toimia ko. tilanteissa.
Sitten vain harjoittelemaan täsmäkieltä – huomaat nopeasti eron!