Tuottavuus yhdistetään usein vain tuotantoon. Tosiasia on, että tuottavuutta voidaan mitata yrityksen kaikissa muissakin toiminnoissa. Joskus tuottavuuteen on kuitenkin vaikea päästä konkreettisesti käsiksi ja silloin kannattaakin ajatella asiaa käänteisesti, eli: mikä nakertaa työn tekemisen tuottavuutta? Me kutsumme näitä tekijöitä työn tekemisen tuottavuuden Nakertajiksi™, jotka kyllä valtaavat kaikki mahdolliset kolot, kun niille antaa siihen mahdollisuuden. Nakertaja™ muodostaa ja määrittelee käytännössä, kuinka suuri tuottavuusvaje yrityksessä kulloinkin on.
Mitä suurempi vaje, sitä enemmän on käytännön ongelmia tekemisen ja toimintojen sujuvuudessa ja virtauksessa – ja ennen kaikkea eri toimintojen välisessä työskentelyssä, eli systeemin toimivuudessa.
Mietipä siis, missä kenties tunnistat tuottavuusvajetta omassa yrityksessäsi. Voit yllättyä.
Tuottavuusvaje tiivistyy johtamisen ja esimiestyön haasteisiin
Valitettavan monessa yrityksessä on paljon ”löysää” johtamista, johon työn tuottavuuden Nakertaja™ rakentaa pesän. Tämä näkyy käytännön toiminnassa mm. siinä, että
- tiedetään kyllä, missä on vika ja silti annetaan asian olla ja tilanteen jatkua
- porukka valittaa, ettei sisäinen tiedonkulku toimi
- palaverit tuskastuttavat, kun aikaa ja rahaa haaskaantuu turhaan, eikä päätöksiä synny
- avoimia asioita on paljon, kun Hra tai Rva/Nti Joku häärää yrityksessä
- tärkeää tietoa pantataan
- väärä asioiden priorisointi
- keskitytään epäoleellisuuksiin
- oletetaan liikaa
- toiminnasta puuttuu ns. ”tekemisen meininki”
- syitä ja selityksiä on paljon
- pidetään kiinni menneestä
Nämä kaikki asiat nakertavat käytännössä työn tekemisen tuottavuutta ja aiheuttavat tuottavuusvajetta. Puhumattakaan muista asioista ja tekijöistä, joita ei tässä tullut listattua. Tilanne luonnollisesti vaihtelee eri yrityksissä.
Työn tekemisen tuottavuutta voidaan nopeasti parantaa helpoilla ja yksinkertaisilla keinoilla:
- sovitaan selkeästi (täsmäkielellä), mitä tehdään ja tehdään niin kuin on sovittu
- sovitaan selkeästi kuka tekee em. asian, mihin mennessä ja tarvittaessa myös miten, jos on esimerkiksi huomioitava jotakin erityistä tehtävän tekemisessä
- puututaan epäkohtiin heti, ennen kuin pienestä pisarasta syntyy koski
- seurataan asioiden etenemistä sovituissa tsekkauskohdissa
- jos jokin tapa tai toimintamalli ei toimi, tehdään se jotenkin toisin
Helppoa kuin heinänteko, eikö vain? Vai onko sittenkään?
toiminnan vapaata virtausta
Pahin tuottavuusvajeen aiheuttaja on henkinen Nakertaja™
Nakertaja™ on kaksitahoinen: se voi olla fyysinen Nakertaja™, joka liittyy työn tekemisen puitteisiin, eli koneisiin, laitteisiin, toimintatapoihin yms. Ne ovatkin yleensä helpompi korjata. Henkinen Nakertaja™ sen sijaan liittyy vahvasti jokaisen omaan ajatteluun sekä arvomaailmaan ja uskomuksiin. Sanonta ”Olet, mitä ajattelet” pätee tässä kohdassa hyvin. Jokaisen ajattelusta löytyvät voimavarat, (työ)motivaatio ja yhteistyökyky -ja -halu.
Erittäin suuren tuottavuusvajeen aiheuttaa usein juuri nämä henkiset Nakertajat. Ihminen on taitava vetämään johtopäätöksiä ja tekemään tulkintoja – omasta maailmastaan käsin – unohtaen usein selvittää, mitä toinen sanomallaan ihan oikeasti yrittää sanoa. Hyvät vuorovaikutustaidot ovat siten – ja myös tutkimusten mukaan – tulevaisuudessa keskeinen työelämäntaito. Moni turha ongelma/väärinkäsitys/luulo/tekemättömyys jää pois, kun entistä enemmän keskustellaan avoimesti ja rakentavasti asioista:
Tiedonkulku paranee heti, kun määritellään yhdessä ja selkeästi esim.
- minkä tiedon pitää kulkea
- kuka ko. tietoa tarvitsee ja
- missä muodossa se saadaan parhaiten kulkemaan
Turhilta huhuilta ja luulopuheilta katkaistaan siivet, kun johto raportoi säännöllisesti yrityksen tilanteesta ja suunnitelmista. Sekin on hyvä raportoida, ettei juuri nyt ole raportoitavaa.
Eri toimintojen välinen yhteistyö paranee nopeasti, kun keskustelun kautta kukin avaa omaa tarvemaailmaansa. Kun ymmärrys kasvaa, lavenee myös ajattelu. Näin esimerkiksi
- tuotanto ymmärtää, ettei myynti ”kiusaa” omituisilla vaatimuksillaan, vaan toiveiden takana ovat asiakkaan tarpeet
- myynti puolestaan ymmärtää, että tuotantoketjuun ei voida lykätä mitä vain ja milloin vain, koska se aiheuttaa esimerkiksi toimitusongelmia
- osto puolestaan saa rauhan tehdä omaa työtään, kun kaikki tietävät, mitkä ovat oikeasti eri raaka-aineiden todelliset toimitusajat
- tuotekehityskin voi paremmin kehittää aidosti asiakastarpeisiin vastaavia ratkaisuja, kun keskustelee riittävän ahkerasti sekä myynnin että tuotannon kanssa
Lista on loputon ja osoittaa, miten systeemisesti yritys kokonaisuudessaan toimii. Kun sen oivaltaa, ollaan työn tekemisen tuottavuuden ytimessä.
Mitä siis huomaat yrityksesi toiminnassa? Mikä sujuu, mikä ei? Mitä asioille voi ja kannattaa tehdä?
häiriötekijöiksi.
Yksinkertainen, 7 kohdan vinkkilista testattavaksi:
- Kirjaa havaitsemasi epäkohdat paperille (esim. jonkin toiminnon osalta)
- Mieti, mitä voit niille tehdä / miten voit ratkaista ne
- Te kirjallinen toimenpidesuunnitelma asioiden kuntoon saattamiseksi
- Aloita pienistä ja helposti kuntoon saatavista asioista ja tee ne heti alta pois
- Jatka sitten isompien asioiden kanssa sen mukaan, mikä on mahdollista
- Tee asiat loppuun asti
- Ota myös muut mukaan tekemiseen
Kaikista paras tulos syntyy useimmiten yhdessä tekemällä. Näin ihmiset sitoutuvat vahvemmin sovittuihin asioihin. Silti on aina oltava joku, joka organisoi tekemiset, seuraa niiden etenemistä ja varmistaa toivotun lopputuleman.
Kun haluat tutkia asiaa lisää:
- lue muitakin blogikirjoituksiamme. Tästä pääset etusivulle: Kaikki on kiinni asiakkaasta -blogiin
- tutustu ja ilmoittaudu mukaan kevään Kehitä vuorovaikutustaitojasi -onnistu esimiehenä!™ -työpajaan, jossa käsittelemme mm. tuottavuusvajetta johtamisen näkökulmasta ja/tai
- ota meihin yhteyttä. Jutellaan lisää siitä, miten sinäkin saat yrityksesi tuottavuusvajetta pienemmäksi
Menestystä tuottavuusvajeen pienentämiseen ja yrityksesi Nakertaja™ -jahtiin!