”Ei polku tää vie mihinkään, nyt sen nään…”, lauloi Neon 2 aikanaan. Minkälainen on yrityksesi polku juuri nyt? Viekö se johonkin? Varmasti. Entä viekö se sinne, mihin oikeasti toivot ja mitä tavoittelet? Siinäpä onkin tärkeä kysymys! Oikean polun löytäminen yritystoiminnassa on tärkeää, varsinkin silloin, kun ympärillä kuohuaa ja myrskyää.
Tämän blogikirjoituksen luettuasi tiedät,
- mistä ketterä liiketoiminnan suunnittelu koostuu
- mikä liiketoiminnan suunnittelussa on tärkeää ja
- miten onnistut omassa liiketoiminnan suunnittelussasi
Monet yritykset kamppailevat edelleen tärkeiden perusasioiden äärellä:
”Ei ole aikaa suunnitella, kun on niin paljon kaikkea tekemistä…”
”Ei tässä voi mitään suunnitella, kun ei tiedä, mitä tässä oikein tapahtuu…” tai
”Kaikki aika menee siihen, että joutuu metsästämään raaka-aineita maailmalta …” jne.
Back to Basics, eli perusasiat kunniaan!
Niinpä niin. Valitettavasti tällainen ajattelu on käytännössä liian kapea-alaista ja yritykset haaskaavat pahimmillaan aivan turhaan aikaa, rahaa ja henkilöresursseja vääriin asioihin ja tuottamattomaan toimintaan.
”Jos et tiedä, mihin satamaan olet purjehtimassa,
ei ole väliä, mistä suunasta tuulee.”
Ketteryys niin yritystoiminnan suunnittelussa kuin toteutuksessa ei tarkoita räiskimistä joka suuntaan, vaikka tilanteet ovat tiukkoja. Se on suunniteltua, harkittua ja määrätietoista toimintaa, jossa strategiset linjaukset ja päätökset ohjaavat käytännön tekemistä. Ketterä yritys osaa joustavasti valita juuri itselleen kulloinkin sopivimman tavan edetä tiukassa tilanteessa – kuitenkin koko ajan oma valittu suunta mielessä.
Hyvä liiketoiminnan suunnittelu koostuu yksinkertaisimmillaan kolmesta osasta:
- selkeä ja kirkas suunta ja tahtotila (Visioaihio) määrittelevät, mihin käytännössä pyritään,
- toimintasuunnitelma (Road Map) taas kertoo, minkälainen polku parhaiten johtaa tavoitteisiin ja
- toimenpidesuunnitelma (Action Plan) taas luo selkeät toimenpiteet ja aikataulun käytännön tekemiselle ja omalla polulla etenemiselle
Katsotaanpa kutakin kohtaa hieman tarkemmin:
Tahtotila auttaa sinua pysymään suunnassa
Tahtotila vastaa mm. kysymyksiin:
- mihin käytännössä pyrimme ja mitä haluamme olla perille päästyämme?
- mikä/minkälainen yritys olemme, kun saavumme perille?
- mikä toiminnassamme on tuolloin tärkeää?
Monen yrityksen haasteena on päästää irti nykyhetken hektisyydestä tai toimintamalleista luodakseen tulevaisuuden kuvan yrityksestä ja sen toiminnasta. Suunnan, mihin jatkossa pyrkiä. Silloin visioaihio on hyvä työkalu. Se kirkastaa ajatukset ja johtaa ketterään ja elävään tulevaisuuden tahtotilaan, johon on myös matkan varrella helppo palata ja tarkentaa suuntaa. Visioaihio luo yksinkertaisuudessaan riittävän syvällisen ja samalla sopivan kevyen ja ketterän kehyksen yrityksen tulevaisuudesta. Se on aina oman yrityksesi näköinen ja oloinen, johon kaikkien on helppoa samaistua.
Kun tulevaisuuden tahtotila innostaa sinua lähtemään visioaihiossa kuvatulle polulle, olet yrityksen toiminnassa oikealla tasolla. Innostavan tulevaisuuden kuvan kertominen ja jakaminen myös koko henkilöstölle on helpompaa ja heidän taas on helpompaa ymmärtää, miksi se saattaa vaatia käytännön muutoksia toiminnassa ja kunkin päivittäisessä työskentelyssä.
”Kun suuntasi on selkeä,
et ole koskaan eksyksissä – edes myrskyssä.”
Visioaihio on kuin punainen lanka, josta pitää kiinni erityisesti silloin, kun ympärillä myrskyää eniten. Se on kuin majakka, joka auttaa sinua ja miehistöäsi löytämään perille säästä huolimatta.
Toimintasuunnitelma auttaa sinua pysymään ruodussa
Toimintasuunnitelma vastaa m. kysymyksiin:
- mitkä ovat toimintamme painopistealueet polkumme kussakin vaiheessa?
- mitä meidän tulee koko ajan muistaa polkua kulkiessamme?
- mihin keskitymme kulkumme kussakin vaiheessa?
”Eteenpäin ei mennä peruutuspeiliin katsomalla.”
Monesti liiketoiminnan suunnittelu jää valitettavasti numeroiden tasolle esimerkiksi edellisvuoden pohjalta laaditun budjetin muotoon, jotka jaetaan kaikille tiedoksi. On aivan selvää, että numeraaliset ja muutenkin taloudelliset tavoitteet ovat aina tärkeä osa liiketoimintaa. Numerot eivät kuitenkaan sellaisenaan riitä tai lähde elämään päivittäisessä tekemisessä, ellei niihin yhdistetä selkeästi kysymystä Miten pääsemme näihin tavoitteisiimme? Siksi toimintasuunnitelma, eli Road Map, on erittäin hyvä työkalu viemään strategisia linjauksia ja tavoitteita lähemmäs käytännön työskentelyä. Lähemmäs työtä tekeviä ihmisiä.
Road Map auttaa yritystäsi pysymään ruodussa valitsemallaan polulla kulkiessaan. Se on kuin kompassi, joka kertoo, olemmeko polkumme vaihtelevassa maastossa edelleen oikeassa suunnassa. Road Mapista voit siten säännöllisesti tarkistaa suuntaa, painopistealueita ja omaa fokustasi tekemisessä. Näin toiminta pysyy ruodussa ja visioaihion suuntaviivojen mukaisena.
Toimenpidesuunnitelma auttaa sinua pysymään oikeassa tekemisessä
Kun visioaihion ja toimintasuunnitelman lisäksi laaditaan vielä käytännön toimenpidesuunnitelma, ollaan kiinni käytännön tekemisessä. Vain tekemällä voidaan edetä valitulla polulla suunnitelmien mukaan. Toimiva toimenpidesuunnitelma vastaakin mm. kysymyksiin:
- mitä käytännössä tehdään?
- mihin mennessä tehdään? ja
- kuka tekee?
Mieti, ovatko perusperiaatteet yrityksessäsi kohdallaan:
Sovi, mitä tehdään. Tee, mitä on sovittu.
Näiden periaatteiden pitäisi yrityksessä olla toiminnan ja tekemisen ydin. Pelkästään tämä periaate voi auttaa monia yrityksiä vähentämään turhaa ja kannattamatonta työtä sekä tekemään parempaa tulosta. Yksinkertaista, eikö totta? Mieti, miten hyvin periaate toteutuu omassa yritystoiminnassasi. Mitä kenties huomaat?
Toimenpidesuunnitelma on käytännön avain päivittäisessä työskentelyssä. Se kertoo, mitä sinun kulloinkin pitää tehdä ja mihin mennessä. Se toimii käytännön tekemisen muistilistana sekä itsensä johtamisen ja tehtävien priorisoinnin työkaluna. Kun sinä teet oman osasi, pääsevät muutkin tekemään omansa. Näin sujuvuus tekemisessä ja työn tekemisen tuottavuus paranevat nopeasti.
Kun tähän vielä lisätään etenemisen seuranta esim. viikko- tai kuukausipalavereissa sekä nopea epäkohtiin puuttuminen ja niiden korjaaminen, on toiminta myös käytännössä ketterää.
Ketteryys auttaa sinua pysymään liikkeessä
Tänä päivänä yritystoiminnassa vaaditaan uudenlaista ketteryyttä. Ketteryys on mm. kykyä
- tarttua ripeästi asioihin
- ottaa rohkeasti riskejä
- suunnata energiansa tuottavaan toimintaan
- priorisoida koko ajan käytännön tekemistä
- löytää ratkaisuja selvitä haasteista
- säilyttää suorituskykynsä
- ”nousta jaloilleen”
- ennakoida, toimia ja oppia
- sopeutua ja palautua
On siis reagoitava nopeasti muutoksiin ja yllätyksiin sekä muokattava toimintaa tarpeen mukaan. On tartuttava ripeästi asioihin myös käytännön tasolla. Kun asioihin, pulmiin, ja kysymyksiin tartutaan heti, ne on helpompi hallita ja hoitaa pois päiväjärjestyksestä. Yksi ketteryyden haasteista onkin olla hereillä ja ajan tasalla koko ajan. Toinen tärkeä haaste on varmistaa, että yrityksessä on myös valmius tarttua asioihin ja tarvittaessa nopeastikin korjata suuntaa ja valittua polkua. Se vaatii usein myös rohkeutta ja riskinottokykyä uuden edessä.
”Tee enemmän sitä, mikä toimii.
Korjaa vain sitä, mikä ei toimi.”
Kun tekeminen sujuu ja tuottaa toivottua tulosta, jatka sillä linjalla. Jos taas tekeminen ei tuota, tartu siihen ripeästi ja mieti ja suunnittele asia uudelleen. On tärkeää muistaa, että vaikka toimintaympäristössä tapahtuu ja muuttuu paljon, se ei tarkoita, että omassa toiminnassa täytyy välttämättä tarttua koko ajan kaikkeen. Siitä kun alkaa helposti taas uusi räisikiminen sinne tänne ja oma punainen lanka katoaa. Idea onkin tarttua asiaan ja tarkistaa, onko muutoksella vaikutusta omaan strategiaan ja toimintaan. Ellei ole, sen voi kenties sillä hetkellä jättää sivuun. Jos taas on, sen vaikutukset on syytä huomioida niin strategisissa linjauksissa kuin käytännön toiminnassa.
Summa summarum
Ilman selkeää suuntaa yritys vain ajelehtii ja myrskyssä heittelehtii. Silloin on vaikeaa määritellä ja mitata, missä ollaan ja mitä käytännössä pitäisi tehdä. Se johtaa helposti tekemään vähän sitä sun tätä. Liiketoiminnan suunnittelu ei ole rakettitiedettä. Sen perimmäinen tarkoitus on kirkastaa yritystoimintasi suunta. Se auttaa yritystäsi keskittymään siihen, mikä yritystoiminnassa kulloinkin on oleellista ja tärkeää. Viemään asioita yrityksessäsi eteenpäin. Parantamaan työn tekemisen tuottavuutta. Tekemään toivottua tulosta.
Siksi on myös hyvä muistaa, että liiketoiminnan suunnittelu ei saa koskaan olla itseisarvo. Vaikka yrityksessäsi on visioaihio, toimintasuunnitelma sekä toimenpidesuunnitelma, ne eivät auta, elleivät ne ole aktiivisessa käytössä eivätkä ohjaa päivittäistä yritystoimintaasi. Varmista siis yrityksesi liiketoiminnan suunnittelussa, että luomasi suunta, polku ja päivittäinen tekeminen palvelevat yritystäsi. Vain näin tiedät, mitä tehdä, milloin ja miten. Tällöin myös matka tavoitteeseen on mielenkiintoinen kaikkine valitun polun kivineen, kumpuineen ja muine haasteineen.
Kun haluat enemmän ketteryyttä niin liiketoiminnan suunnitteluun kuin käytännön toimintaan, ota yhteyttä!
Huomasithan myös Torstaiturinat® -etäaamukahvitilaisuutemme syksyllä 2022?
Ensimmäisessä tilaisuudessa to 29.9. klo 8.30-9.15 teemana on juuri ketterä liiketoiminnan suunnittelu. Lisätietoja ja ilmoittautumiset löydät täältä.
Tervetuloa mukaan!