Moni organisaatio ilmoittaa olevansa prosessiorganisaatio. Siksi Suomi onkin oikea ”prosessien luvattu maa”: Yritykset ovat kuvanneet toimintansa lineaarisina prosesseina, eli vaihe vaiheelta etenevänä toimintaketjuna, janana. Lineaarisen tarkastelun haasteena on, että se soveltuu todellisuudessa parhaiten vain tuotantoon tai projektien hallintaan. Kun siirrytään asiantuntija- tai palvelualoille, lineaariset prosessit muuttuvat nopeasti lyhyiksi ja parhaimmillaan vain toimintokuvauksiksi. Siksi monen palvelualan yrityksen voi olla käytännössä vaikeaa kuvata omaa toimintaansa.
Miten siis on, johdatko prosesseja vai systeemiä?
Tässä muutama näkökulma avaamaan asiaa tarkemmin:
Lineaarinen prosessi on usein selkeä ja helppo ymmärtää. Esimerkiksi tuotannossa on usein helppoa tunnistaa vaihe vaiheelta eteneviä lineaarisia prosesseja eli toimintaketjuja, kuten mm. osto, materiaalin vastaanotto, osavalmistus, kokoonpano testaus, pintakäsittely lopputarkastus, pakkaaminen, varastointi ja toimittaminen. Monille näyttää usein riittävän lineaariset prosessit ja systeemiset prosessit unohtuvat.
Systeemiset prosessit ovat kuitenkin todellisuudessa yleensä hallitsevampia kuin lineaariset prosessit. Ellei niiden roolia tiedosta, voivat ne pahimmillaan sotkea toiminnan lineaarisuutta sekä toiminnan perustoimivuutta että -sujuvuutta. Vaikka kuinka asioita ja toimintoja miettii lineaarisesti, totuus on, että yritys toimii koko ajan systeemisesti.
Systeemisyys toiminnassa tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että toimintakokonaisuus muodostaa systeemin, jossa kaikki toiminnot vaikuttavat toisiinsa koko ajan. Kun yhtä toimintaa, eli prosessia, muutetaan, muuttuu koko systeemi.
Mikä siis käytännössä mättää, jos toimintaa tarkastellaan vain prosessina ja kuvataan janana?
Jos yritystoimintaa kuvataan ja tarkastellaan vain lineaarisena prosessina, on niiden johtamisessa haasteena yleensä mm. se, että
- toiminta ajatellaan vain janana, joka alkaa jostakin ja loppuu johonkin
- systeemiset prosessit jätetään huomioimatta, eli mihin muihin osa-alueisiin kukin prosessi matkan varrella liittyy (esim. myynti vs tuotanto, tuotanto vs hankinta jne.)
- yritykset sortuvat yliohjeistamaan toimintojaan, jolloin ne muuttuvat käytännössä liian jäykiksi, eikä toiminta suju ja virtaa vapaasti
- yliohjeistetut prosessit luovat myös mahdollisuuden henkilöstölle ”oikaista” prosesseja sieltä, mistä kukin haluaa ja voi ja
- yrityksessä ei siksi toimita sovittujen pelisääntöjen mukaisesti.
Tämä näkyy käytännön toiminnassa yleensä myös mm. siinä,
- ettei tarpeellinen tieto kulje kaksisuuntaisesti eri toimintojen välillä
- asioita, aikatauluja tai toimenpiteitä ei toimintojen välillä ole sovittu (esim. miten kauppa siirtyy tuotantoon ja miten asiakkaan erikoisvaatimukset pitää huomioida)
- toiminnot eivät keskustele riittävästi asioista ymmärtääkseen toinen toisensa arkea ja toiminnan käytäntöjä
Prosessien suunnittelu on toki aina tärkeä osa yritystoimintaa ja siihen kannattaa käyttää erilaisia tekniikoita kuten virtauskaaviot, toimintojen oleellisten tekijöiden tunnistaminen jne. Kaikki tavat prosessien suunnitteluun ja kuvaukseen ovat siten vain hyvästä. Kaikki on kiinni siitä, kuinka syvälle yritys haluaa tai on tarkoituksenmukaista kulloinkin prosesseissa mennä ja samalla huolehtia liiketoiminnan perusperiaatteista.
Mitä sitten tarkoittaa systeemisyys ja systeeminen johtaminen ihan käytännössä?
Useassa, etenkin tuotannollisessa yrityksessä, on aina lineaarinen prosessimalli. Sielläkin on kuitenkin usein myös systeeminen malli eli ns. ”Neljän kopla” tai kvartetti. Se muodostuu neljästä osa-alueesta, kuten
- myynti,
- ostotoiminta,
- tuotekehitys ja
- tuotannon suunnittelu.
Vaikka nämä näyttävät olevan lineaarisessa prosessimallissa yksikseen, toimivat ne myös keskenään systeemisesti. Tällöin ne toimivat systeemisen mallin mukaisesti, joka on vahvempi kuin lineaarinen malli. Esimerkiksi, kun
- tuotekehitys muuttaa jonkin osan toiseen, vaikuttaa se ostoon, myyntiin ja tuotannon suunnitteluun tai
- myynti myy liikaa/liian vähän, vaikuttaa se mm. tuotannon suunnitteluun, ostoon ja myös tuotekehitykseen
Tätä ”Neljän koplaa” ja niiden välistä toimintaa monet kehittyneet yritykset hiovat jatkuvasti.
Kun siirrytään palvelualalle tai asiantuntija yrityksiin, noudattavat toiminnot enemmän systeemistä kuin lineaarista mallia. Tällöin lineaarista mallia voi olla vaikeaa löytää, koska ne ovat lyhyitä ja muodostuvat vain yhdestä tai kahdesta toiminnasta.
Systeemisessä johtamisessa on tärkeää muistaa seuraavaa:
Hallitse huojuntaa!
Prosessien suunnittelussa on tarkoituksena vakioida toimintaa, jolloin se toimii hallitusti ja tuottavasti. Systeemisessä prosessimallissa syntyy kuitenkin helposti huojuntaa. Tämä tarkoittaa sitä, että ihmiset samassa toiminnossa toimivat eri tavoilla oman harkintansa mukaisesti. Pelisääntöjä ei toisin sanoen ole sovittu tai ne ovat hyvin väljät. Mitä enemmän prosessissa on huojuntaa, sen vaikeampaa sitä on hallita. Tämä vaikuttaa myös toiminnan tuottavuuteen.
Systeeminen prosessi on aina vuorovaikutteinen
Systeemisen ja lineaarisen prosessin suunnittelussa kannattaa huomioida seuraavia asioita.
- Systeeminen ympäristö on vuorovaikutteinen ja sisäisellä tiedon kululla on siinä suuri merkitys
- Systeemisen ympäristön toimimattomuus johtuu yleensä vain muutamasta tekijästä
- Liialliset säännöt, määräykset sekä yliohjeistus rajoittavat systeemin toimintaa ja sen luovuutta.
Miten päästä liikkeelle systeemisessä prosessijohtamisessa?
Kun lähdetään matkalle prosessien suunnittelun (re-engineering) tai Lean -maailmaan, kannattaa heti alussa seuraaviin asioihin kiinnittää huomiota:
- ensi vaiheessa on tunnistettava ja kuvattava kirjallisesti ne prosessit/toiminnat, joita halutaan kehittää sekä hallita.
- tärkeää on saada toiminnot virtaamaan. Tämä tarkoittaa toimintojen sujuvuutta.
- Selvitä, mitkä tekijät estävät tai hidastavat prosessin/toiminnan virtausta (pullonkaulat ja kapeikot).
- suunnittele toimenpiteet virtauksen parantamiseksi
- selvitä, missä toiminnoissa on huojuntaa. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen toimii omalla tavallaan ja yhtenäistä toimintamallia ei ole. Tee niihin yhtenevät pelisäännöt.
Vinkkejä jatkoon
Tässä vielä muutama vinkki, miten pääset kiinni systeemisten prosessien hallintaan:
- Päätä, mitkä toiminnat/prosessit haluat ottaa hallintaan
- Tarkastele prosesseja toimintoina
- Älä yritä pakottaa systeemistä prosessimallia lineaariseen malliin
- Määrittele, mikä ovat tämän toiminnon oleellisia tekijöitä sen virtauksen ja toimivuuden kannalta
- Tee pelisäännöt näihin oleellisiin tekijöihin, ei muuhun. Älä paisuta toimintokuvauksia liikaa. Jos jotain puuttuu, ne tulevat kyllä esiin. Luota yksinkertaisuuteen.
- Tarkastele sisäinen tiedonkulku (kaksisuuntainen) toimintojen välillä täsmäkielellä.
Lopuksi
Toimivuus on totuuden mitta. Kun luovut vain lineaarisesta ajattelusta ja yhdistät siihen myös systeemisen ajattelun, huomaat nopeasti, miten
- sisäinen tiedonkulku paranee,
- työn tekemisen tuottavuus paranee
- työilmapiiri kohenee
- yrityksessä vallitsee mukava yhdessä tekemisen meininki
- asiat sujuvat ja tulevat tehtyä loppuun asti
- viivan alle jää aiempaa enemmän.
Monta hyvää syytä miettiä asiaa uudesta näkökulmasta, eikö vain? Menestystä!
Kun haluat jatkaa pohdiskelua aiheesta, ota meihin yhteyttä!
Jarmo Selin p. 050 0710 376, etunimi.sukunimi@selinselin.fi