Arvolupaus. Asiakaslupaus. Brändilupaus. Johtamislupaus. Laatulupaus. Tiimilupaus. Ympäristölupaus. Pidän näiden sanojen soinnusta. Ne kuulostavat hyviltä. Ne lupaavat jotakin hyvää. Niiden äärelle on hyvä ja houkuttelevaa kokoontua. Ne yhdistävät tiimin jäseniä toisiinsa. Niistä voi ylpeydellä myös kertoa muille.
Erityisesti silloin, kun lupaukset pitävät ja niillä on todellista sisältöä ja ne näkyvät konkreettisena toimintana yrityksen arjessa. Vaan pitävätkö lupaukset sittenkään?
Tässä blogissa haluan tuoda esiin niitä asioita, joiden avulla yritys saa nopeasti uutta potkua toimintaan, parempaa ketteryyttä ja työn tekemisen tuottavuutta sekä tuloksentekokykyä. Kun asiat ovat kunnossa, se näkyy nopeasti tekemisessä ja lopputuloksessa. Kun taas ei, moni yritys haaskaa aivan turhaan niin aikaa ja rahaa kuin muitakin resursseja.
Mieti siis:
Tarjoatko katteettomia lupauksia vai onko niille määritelty todellinen ja konkreettinen sisältö?
Valitettavan usein em. lupaukset jäävät liian yleiselle tasolle, eli pörhökielelle. Syy tähän on se, että lupauksen todellista sisältöä ei ole käytännössä avattu eikä yhdessä henkilöstön kanssa määritelty täsmäkielen tasolla. Ei ole yhdessä mietitty ja sovittu mm.
- mitä lupaus tarkoittaa käytännössä yrityksen toiminnassa ja
- mitä konkreettista tekemistä ja toimintaa lupauksen lunastaminen edellyttää jokaiselta niin henkilökohtaisesti kuin tiimin jäsenenä – ja esihenkilönä.
Tällöin hienoilta lupauksilta puuttuu kate, jolloin tehtyjä lupauksia ei käytännössä voida tai osata lunastaa.
Yritystoiminnassa on paljon eri osa-alueita, joissa lupaukset, tärkeät asiat sekä periaatteet on tärkeää avata ja määritellä yhdessä täsmäkielellä. Vasta silloin ne saavat ilmaa siipiensä alle, heräävät aidosti eloon ja toteutuvat osana päivittäistä työskentelyä. Yrityksen on elettävä ja hengitettävä lupaustaan ja toimittava niin, että lupaukset toteutuvat halutun ja sovitun mukaisesti.
Seuraavassa on lista niistä yritystoiminnan osa-alueista, joissa edelleen tuntuu kokemukseni mukaan olevan eniten ”löysää”. Määrittelemällä niiden keskeisimmät periaatteet käytännössä sekä tunnistamalla eniten toiminnan ketteryyttä ja työn tuottavuutta nakertavat elementit tarkemmin ja korjaamalla niitä, saat yritykseesi nopeasti uutta potkua sekä kunnon tekemisen meininkiä.
Osa-alueet ovat:
- Arvot
Miten tarkkaan yrityksessäsi on määritelty ja yhdessä sovittu, mitä arvot tarkoittavat jokaisen arjen aherruksessa ja miten niitä toteutetaan käytännössä? - Strategiset tavoitteet
Miten selkeä kuva kaikilla on siitä, mihin yritys pyrkii ja millä käytännön toimenpiteillä tavoitteisiin aiotaan päästä? Entä siitä, mitä se vaatii käytännössä kaikilta omassa työssään? - Strategioiden maastouttaminen käytäntöön
Miten hyvin ja selkeästi on perusteltu valittu suunta sekä se, miksi tehdään, mitä kulloinkin aiotaan tehdä, ja sovittu, kuka tekee, mitä, milloin ja miten? Miten hyvin myös toimitaan näiden sovittujen asioiden mukaan? - Johtaminen ja esihenkilötyö
Miten hyvin kaikki tietävät, miten ja missä yhteyksissä asioista käytännössä sovitaan ja päätetään käytännössä, miten seurataan tekemisen etenemistä sekä miten ja milloin puututaan mahdollisiin epäkohtiin? Miten luodaan avoin keskustelukulttuuri ja mitä keinoja ja kanavia ihmisillä on käytössään uusien ideoiden esiintuomiseen ja käsittelyyn? - Tiimityö
Mitkä ovat tiimityön ja yhdessä tekemisen keskeisimmät periaatteet ja miten ne toteutuvat käytännössä? Miten pidetään kaverista huolta ihan käytännön tasolla? Kts myös kohta 6. - Työilmapiiri
Kts kohdat 4 ja 5. Miten toimitaan käytännössä, että psykologisen turvallisuuden tunne on vahvaa ja sosiaalinen rohkeus luontaista ja rakentavaa? Miten niiden toteutumista seurataan, mitataan ja johdetaan käytännössä? - Myynti ja markkinointi
Mitä aitoa lisäarvoa asiakkaalle tuotetaan ja miten siitä viestitään käytännön tasolla? Millä toimenpiteillä myyntitavoitteet aiotaan käytännössä saavuttaa, miten tavoitteiden toteutumista, käytännön tekemistä ja tuloksia seurataan ja täsmennetään sekä mitataan eurojen lisäksi? - Brändimielikuva
Minkälaisena yrityksenä halutaan esiintyä ja millä toimenpiteillä se käytännössä tehdään? Miten johdonmukaisesti työtä tehdään käytännön tasolla ja jokaisen toimesta? Miten tämä näkyy yrityksen ulkopuolisissa yhteyksissä, kuten asiakastapaamiset ja markkinointiviestintä? - Asiakas- ja huoltopalvelut
Miten tarkkaan yrityksessäsi on määritelty, mitkä ovat asiakaspalvelun ja asiakkaan luona tehtävän työskentelyn keskeiset periaatteet, käyttäytymissäännöt ja toimintatavat? Miten hyvin niitä noudatetaan käytännössä? Kts. myös kohta 8. - Kehittämistoimet ja jatkuva kehittyminen
Kts 1-9. Miten yrityksessäsi huolehditaan käytännössä tarvittavan osaamisen ja jatkuvan kehittymisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä?
Voit tehdä pikatestin yrityksesi tilanteesta arvioimalla kutakin kohtaa asteikolla:
täysin hoitamatta =1-10 = täysin kunnossa.
Arvioi yrityksesi tilannetta ko. asteikolla näiden kysymysten pohjalta:
1. Miten tarkkaan periaatteet ja käytännöt on kussakin kohdassa määritelty ja sovittu?
2. Miten hyvin periaatteet ja käytännöt toimivat käytännössä päivittäistyöskentelyssä?
3. Miten hyvin henkilöstö on sitoutunut em. käytäntöihin ja ylläpitää niitä omassa työssään?
Lue tuloksia näin:
- Tasolla 1-3 olevat osa-alueet vaativat välitöntä korjaamista. Yrityksesi haaskaa koko ajan turhaan aikaa, rahaa ja resursseja. Se syö kannattavuutta ja tulosta.
- Mieti ja tunnista tasolla 4-6 olevien osa-alueiden osalta, mikä eniten nakertaa toiminnan ketteryyttä ja työn tekemisen tuottavuutta sekä estää toivottua lopputulosta syntymästä. Tee toimintasuunnitelma sen/niiden korjaamiseksi. Mitä nopeammin ryhdyt toimenpiteisiin, sitä parempi yrityksellesi. Työn tekemisen tuottavuus, ketteryys ja tulos paranevat nopeasti.
- Tasolla 7-8 olevien osa-alueiden osalta tarkista säännöllisesti, että asiat todella ovat näin hyvin. Älä oleta tai luule, vaan selvitä faktat ja tee tarvittavat tarkennukset ja korjaukset, että taso säilyy jatkossakin. Ota joukkueesi mukaan keskusteluun ja kehittämistyöhön
- Jos arviosi nousi tasolle 9-10, voi sinua ja yritystäsi onnitella! Loistavaa! Job well done!
Ja samalla kysyä: oletko aivan varma? Juuri silloin, kun tuntuu, että kaikki on hyvin, eikä murheita tai omasta mielestä kehitettävää ole, on helposti ja huomaamattaan ottanut askeleen kohti taantumista. Tämä taso haastaa sinua ja yritystäsi olemaan aktiivinen, valpas ja ketterä. Moni yritys on muuttunut laiskaksi, kun ”tavoite on saavutettu”. Älä siis jää laakereille lepäämään!
Nyt kun tiedät yrityksesi haasteet ja missä yleensä on eniten ”löysää”, on sinun hyvä miettiä, miten tarttua käytännössä korjattaviin asioihin.
Oli tilanteesi mikä tahansa, aloita tästä:
- Mikä on juuri nyt näistä 10 osa-alueesta se, joka eniten hyppää silmille ja eniten estää toivottua tulosta syntymästä? Tartu siihen.
- Selvitä joukkueesi kanssa yhdessä, missä ovat valitun osa-alueen kipupisteet ja miten ne hidastavat tai jopa estävät käytännön tekemistä. Puhu täsmäkieltä, vain silloin pääset aidosti kiinni kehitettäviin asioihin.
- Ideoi ja sovi yhdessä toimenpiteet, millä saadaan toiminta taas sujuvammaksi. Tee toteutussuunnitelma tilanteen korjaamiseksi.
- Toteuta suunnitelmaasi määrätietoisesti, seuraa etenemistä ja puutu epäkohtiin heti
- Ideoi, korjaa, täsmennä, suunnittele, seuraa tarpeen mukaan tekemistä ja etenemistä koko matkan ajan
- Arvioi lopputulos ja tee tarvittavat toimenpiteet toimivuuden ja sujuvuuden varmistamiseksi jatkossa
Ota tämän jälkeen seuraava osa-alue käsittelyyn samoin askelin.
Muista, että yritys toimii aina systeemisesti
Lineaariset prosessit ovat useimmille tuttu juttu omassa yrityksessä. Harva kuitenkaan tiedostaa, että yritys on aina myös systeeminen kokonaisuus, jossa jokainen toiminnan osa vaikuttaa muihin koko ajan. Joskus enemmän ja merkittävästikin ja joskus taas vähemmän. Voi siis olla, että pistämällä kuntoon sen suurimman häiriötekijän (osa-alueista 1-10), huomaat sen samalla korjaavan myös muita osa-alueita parempaan suuntaan. Yllä mainittu arviosi voi näin ollen myös elää ja muuttaa tärkeysjärjestystä. Silloin olet kehittämistyön ytimessä ja tiedät, mikä toiminnassasi vaikuttaa mihinkin ja mikä toiminnassasi on oleellista ja mikä ei.
Kun haluat tutustua systeemiseen toimintaan tarkemmin, klikkaa tästä blogikirjoitukseemme aiheesta.
Mitä siis huomasit yrityksesi tilanteessa? Mikä sujuu ja mikä ei?
Mihin aiot ensimmäiseksi tarttua?
Kun haluat jatkaa pohdiskelua aiheesta tai tarvitset apua ja tukea kehittämistoimiin, ota yhteyttä – jutellaan lisää!
Erica Selin
p. 040 0592 918
etunimi.sukunimi@selinselin.fi