Maailma on rakennettu virtaukselle. Jo Antiikin Kreikassa verta nimitettiin Elämän virraksi, joka meissä kaikissa on. Mitä vapaammin tämä virtaus toimii, sitä paremmin voimme. Vapaa virtaus on siten elinehto kaikelle elävälle. Luonnossa virtaus näkyy vehreänä kukoistuksena ja runsaina satoina. Vesistöissä taas jatkuvana ja soljuvana veden virtana. Eläinkunnassa virtaus auttaa eri lajeja pysymään voimissaan. Heti, kun virtaan tulee kapeikkoja tai virtausta hidastavia esteitä, alkaa esiintyä oireilua. Syntyy jonkin asteinen epätasapaino: jotakin virtaa liikaa, liian vähän tai virtaus pysähtyy pahimmillaan kokonaan. Seuraukset ovat sen mukaisia: ihminen sairastuu, luonto kuivuu tai kastuu liikaa ja sato kärsii. Vesistöt tulvivat tai ehtyvät. Eläinkanta häviää tai voimistuu liikaa.
Luonnon lainalaisuudet ja virtaus toimivat siten kaikkialla. Myös yritystoiminnassa. Miten hyvin toimintasi siis virtaa yrityksessäsi?
Tässä 10 keinoa lisätä virtausta toimintaan:
1. Aseta selkeät tavoitteet ja mittarit
Mitä selkeämmät tavoitteet ovat, sitä helpompaa on kaikkien toimia. Usein tavoitteet jäävät vain eurojen tasolle. Mieti siis eurojen lisäksi myös muita tavoitteita, esim.
• 5 uutta asiakasta / 6 kk
• 1 blogikirjoitus / vko
• 10 puhelua uusille asiakkaille / vko
• vasteaika maksimissaan 2 h
Mitä täsmällisemmin määrittelet tavoitteet, sitä helpompaa on sinun myös mitata saavutuksia.
2. Mittaa erityisesti panosta eli tekemistä
Tulos on aina seurausta tekemisestä tai tekemättömyydestä. Se kertoo aina tilanteen, missä mennään. Kun tiedät, mitä oikeasti on tehty, ymmärrät myös, mistä tulos on käytännössä syntynyt. Tässä toimii syyn ja seurauksen laki:
• jos nukut liian vähän, olet väsynyt
• jos et tee, mitä sinun pitää, ei synny toivottua tulosta
• jos teet liian vähän tai harvoin, eivät asiat etene toivotulla tavalla
3. Suunnittele myös toimenpiteet, miten tavoitteisiin päästään
Monesti euromäärä kertoo asetetun tavoitteen. Jotta saat tavoitteille enemmän ”lihaa luiden ympärille”, mieti myös aina keinot ja toimenpiteet, miten tavoitteisiin aiotaan päästä. Näin kaikilla on selkeä käsitys siitä, mitä on tarkoitus tehdä, miten ja miksi. Kun suunnittelette toimenpiteitä yhdessä, saat vahvemmin myös joukkueesi sitoutumaan tekemiseen ja tuloksen saavuttamiseen.
4. Sovi, mitä tehdään
Kohdan 3 mukaisesti, muista myös aina sopia selkeästi ja täsmällisesti,
• mitä on tarkoitus tehdä (=käytännön toimenpiteet)
• kuka tekee (=vastuuhenkilö) ja
• mihin mennessä tehdään (=selkeä määräaika).
Näin Työn tuottavuuden Nakertaja™ ei pääse ahkeroimaan, eikä Herra tai Rouva Joku saa liikaa valtaa yrityksessäsi. Asiat etenevät sujuvasti.
5. Tee niin kuin on sovittu
Kun sovitut asiat saadaan tehtyä sovitussa aikataulussa, toiminta virtaa vapaasti ja tulosta syntyy. Kun panostat siihen, että pidät omat lupauksesi, toimit aina myös itse esimerkkinä muille. Kukaan ei montaa kertaa halua kuulla omaa nimeään mainittavan tekemättömien töiden listalla.
6. Seuraa etenemistä koko ajan
Varmista myös matkan varrella, että asiat etenevät tavoitteen mukaan. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kysyt joukkueeltasi esimerkiksi viikkopalaverien välillä,
• miten sovitut asiat etenevät
• miten tekeminen käytännössä sujuu ja
• mitä mahdollisia murheita tai kysymyksiä on ilmennyt tai
• minkälaista apua kenties tarvitaan asian loppuun saattamiseen
Näin kaikki oppivat ymmärtämään, että sovitulla tekemisellä on oikeasti väliä, eikä niitä ole sovittu tehtäväksi vain sopimisen ilosta.
7. Puutu epäkohtiin heti
Mitä enemmän annat asioiden vain mennä läpi sormien, sitä enemmän työn tekemisen tuottavuus ja tulos kärsivät. Kun siis huomaat, että asiat eivät etene tai tehtäviä jää tekemättä, tartu asiaan heti. Mieti yhdessä joukkueesi kanssa, miten saatte asiat parhaiten tehtyä. Säästät todella paljon aikaa ja vaivaa, kun korjaat pieniä asioita ja epäkohtia ennen kuin ne muuttuvat suuriksi ja haittaavat toden teolla työtä.
8. Korjaa tarvittaessa suuntaa
Kaikki sovitut asiat ja tehdyt päätökset perustuvat aina siihen tilanteeseen ja ymmärrykseen, mikä vallitsi, kun asioista sovittiin ja päätettiin. Siltikään ei suunnitelma aina toimi käytännössä. Se voi tuottaa yllättäen ylimääräistä ja ennakoimatonta lisätyötä, joka vie aikaa tai ei vain yksinkertaisesti tuota toivottua tulosta. Pysähdy silloin heti asian äärelle ja mieti joukkueesi kanssa, mitä voit tehdä toisin ja miten kannattaa asia jatkossa organisoida tai toteuttaa.
9. Ideoi uutta ja kehitä jatkuvasti toimintaa
Muista, että nykyisillä toimenpiteillä pääset nykyisiin tuloksiin. Kun haluat erilaista tulosta, on sinun tehtävä jotakin toisin. Siksi on säännöllisesti hyvä pysähtyä miettimään,
• mitä oikein on tullut tehtyä,
• mitä se on käytännössä tuottanut ja
• mitä sille pitää jatkossa tehdä
Kyseenalaista rohkeasti nykyistä toimintaa ja toimintatapoja ja mieti, miten saisit työskentelystä entistä sujuvampaa ja tuottavaa. Aloita pienin askelin ja siitä, mikä eniten tuntuu sillä hetkellä häiritsevän toiminnan virtausta.
Ja näin olemme päässet viimeiseen kohtaan:
10. Tarkenna säännöllisesti kohtia 1-9
Kun huolehdit kohtien 1-9 tasapainosta, saat toiminnan nopeasti virtaamaan vapaasti ja sujuvasti. Lopputulos näkyy niin yrityksesi tuloksessa viivan alla, työn tekemisen tuottavuudessa kuin parantuneessa työilmapiirissä.
Pallo on nyt sinulla! Tee pikatesti oman yrityksesi tilanteesta:
Valitse joko yleiskatsaus yritykseesi tai tietty toiminto tai osa-alue. Mieti toiminnan sujuvuutta ja toimivuutta asteikolla: ei kyllä virtaa, ei =1-5 = kyllä virtaa niin, että kohisee! Näet heti, missä virtaus toimii ja missä ei.
Pisteet 1-3 kertovat selkeistä kehittämiskohteista ja pisteet 4-5 taas siitä, missä kannattaa satsata virtauksen ylläpitämiseen myös jatkossa. Kun lasket kunkin kohdan pistemäärät yhteen, näet, missä menette:
10-29 pistettä kertoo, että kehittämistä on aika lailla. Valitettavasti Työn tuottavuuden Nakertaja™ ahkeroi ja Herra tai Rouva Joku on saanut liikaa valtaa. Tällöin kannattaa miettiä, mitkä 2-3 kohtaa ovat heikoimpia ja laittaa ne yksitellen ensin kuntoon. Muut seuraavat nopeasti perässä.
30-39 pistettä kertoo, että moni asia toimii jo melko hyvin. Vielä on kuitenkin tekemistä, joten ei ole syytä jäädä lepäämään laakereillaan! Kaikki kohdat kaipaavat vielä tarkempaa tarkastelua ja arviointia, mistä saada nopeimmin virtausta paremmaksi. Aloita taas heikoimmista kohdista pienten askelten taktiikalla.
40-50 pistettä kertoo jo hyvästä toiminnan virtauksesta. Samalla kannattaa kuitenkin olla tarkkana, ettei pidä asioita liian itsestään selvinä, vaan että vapaa virtaus varmistetaan myös jatkossa. Mitä enemmän kokee olevansa ”valmis”, sitä suurempi riski on saada häiriö virtaukseen. Kyseenalaista säännöllisesti toimintaasi ja mieti, miten voisit tehdä asioita entistä paremmin ja sujuvammin.
Jos sait yhteissummaksi 46-50 pistettä, kannattaa vilkaista listan kohtaan 10 ja miettiä asioita vielä kerran. Jos olet edelleen samaa mieltä lopputuloksesta, onneksi olkoon! Toimit esimerkkinä siitä, että vapaa virtaus on mahdollista yritystoiminnassa! Moni haluaisi varmasti kuulla, miten olet siinä onnistunut.
Mitä siis huomasit omassa toiminnassasi? Missä virtaus toimii ja missä ei? Mistä aiot kenties aloittaa? – Kerro meillekin!
Yksi vastaus artikkeliiin “10 keinoa lisätä virtausta toimintaan”